Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Göteborg

Habilitering & Hälsa erbjuder specialiserad vård och stöd till personer som har en varaktig funktionsnedsättning; som nedsatt förmåga att kommunicera, se, höra eller röra sig. Målet är att bibehålla och utveckla funktionsförmågan, skapa förutsättningar för en god hälsa och möjlighet att aktivt delta i samhället. Vill du göra skillnad för personer som har en funktionsnedsättning? Välkommen till Habilitering & Hälsa, en del av Västra Götalandsregionen. Tillsammans har vi kraft att förändra.
Beskrivning
Hörselverksamheten ger stöd och behandling till personer med bestående hörselnedsättning, dövhet samt deras närstående. Det finns audionommottagningar, hörselteam, hörhjälpmedel och hörhjälpmedelsmottagningar på olika orter i regionen.
Synverksamheten arbetar via syncentraler och erbjuder stöd till personer med varaktig måttlig till svår synnedsättning eller blindhet.
Tolkverksamheten erbjuder tal- och tolkservice riktar sig till personer som är döva, dövblinda, hörselskadade eller har nedsatt röst- tal- eller språkförmåga.
Dövblindteam och Dövteam är en del av Syn- och tolkverksamheten. Dövblindteamet arbetar med motsvarande insatser för personer med dövblindhet. Dövteamet erbjuder habilitering och rehabilitering för teckenspråkiga personer med dövhet.  
Uppdraget omfattar administrativt chefstöd till de två verksamhetscheferna inom Hörselverksamheten samt Syn- och tolkverksamheten. Rollen innebär att du ingår i båda verksamheternas ledningsgrupper tillsammans med chefer och stödpersoner, där du bidrar till struktur, samordning och ett effektivt ledningsarbete.
Arbetsuppgifter
I rollen ingår bland annat att:
Ge stöd till verksamhetscheferna i planering och genomförande av ledningsarbete, inklusive ledningsgrupper och underlag i samband med facklig samverkan.
Utföra chefssekreteraruppdrag som även omfattar vissa förvaltningsgemensamma administrativa uppgifter.
Samverka med externa aktörer i frågor som rör avtal och andra administrativa processer.
Ha kontakt med brukarorganisationer och medverka i planering och samordning av regionala Brukarråd.
Ansvara för diarieföring och ärendehantering inom båda verksamhetsområdena.
Hantera inkommande och utgående fakturor. 

Kvalifikationer
Administrativ utbildning eller motsvarande erfarenhet.
Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i offentlig verksamhet.
God systemvana, särskilt inom diarieföring och ärendehantering.
Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Personliga egenskaper
Vi söker dig som är strukturerad, ansvarstagande och har hög servicekänsla. Du arbetar självständigt, har god samarbetsförmåga och trivs i en roll med många kontaktytor.
Vi erbjuder
Ett varierat och meningsfullt arbete.
Engagerade kollegor och goda utvecklingsmöjligheter.
Möjlighet att påverka administrativa processer och arbetssätt.

Meriterande
Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor, gärna regional hälso- och sjukvård. Kunskap om MedControl eller motsvarande avvikelsesystem. Erfarenhet av att arbeta med brukarråd, ledningsgrupper eller liknande samverkansforum. Erfarenhet av att administrera digitala ytor såsom SharePoint/SOFIA. Erfarenhet av verksamhetsövergripande och förvaltningsövergripande utvecklingsarbete. Erfarenhet av nationellt arbete med sammankomster med kvalitetsregister och nätverksträffar.
Personlig lämplighet är viktigt!
Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.
Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken www.vgregion,se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om Lön, ersättning och förmåner – det här får du som medarbetare i VGR.
Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.
Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal. Visa mindre

About the role:
We are now looking for a Business Office Coordinator (BOC) — a role that combines strategic coordination with executive support to the Regional Senior Vice President Region International.
VFS Region International includes 6 markets, and you’ll play a key role in driving alignment, efficiency, and execution of organizational priorities across the region.
In addition to managing cross-functional initiatives and serving as a trusted advisor, the role plays a key role in ensuring that the company adheres to regulatory requirements and upholds strong governance practices.
This position requires exceptional strategic, organizational, and interpersonal skills to thrive in the fast-paced and highly regulated banking and financial services sector.
The position is based in Gothenburg, Sweden, and reports to the Senior Vice President Region International.
Main Responsibilities:
• Prepare Executive materials and follow-up: You will support the Regional SVP in preparing and delivering ad hoc presentations to the Executive management (VFS EMT), including VFS Business Planning Days, Business Review Meetings, and Townhalls. You will also coordinate regional meetings by managing facilitation, minutes, and action follow-up. You will play a key role in onboarding new RMT members (market leaders).
• Facilitate Market Support and Coordination: You will join the SVP with market visits and drive the preparation and follow-up of specific topic workshops, ensuring materials, actions, and outcomes are effectively managed. You will also support markets with ad hoc projects, including onsite initiatives. You will act as a liaison between markets and global functions by coordinating and consolidating deliverables.
• Engage with Business Areas: You will coordinate meeting preparation and follow-up with Business Areas such as Volvo Trucks, Renault Trucks, and Volvo CE, including financial updates, insurances, and strategic initiatives. You will also follow-up on strategic topics developments ensuring alignment with regional priorities.
• Coordinate Functional Governance: You will lead or support cross-functional initiatives such as joint BA/VFS insurance projects, VFS competitive strategy coordination, EaaS and rental coordination. You will also maintain oversight of activities prioritized across markets, including D⁢ investments, CX, and global assessments. Working closely with Legal and Compliance, you will help maintain and coordinate projects, frameworks, policies, and processes between the SVP, markets and functions.
• You will work closely with the SVP to enable smooth day-to-day operations, including organizing meetings, and supporting travel planning. You’ll also play a key role in fostering efficient communication across stakeholders, leveraging collaborative tools and AI to enhance productivity for the SVP, MDs, and teams in the markets.
• Foster Collaboration and Community: You will work together with the other Business Office members, VFS HQ functions and EAs to share best practice, collaborate on similar market, regional or Business Area projects and activities to drive quality and efficiency as a team.
Education & Professional Experience:
• Bachelor’s degree in business administration, Management, Finance, Economics, or a related field is generally required.
• Advanced degrees such as an MBA or relevant certifications (e.g., Project Management Professional (PMP), or Governance certifications) are advantageous but not mandatory.
• Minimum of 5 years of experience in a similar role supporting senior executives, preferably within the banking, financial services, or highly regulated industries.


COMPETENCIES AND SKILLS
• Strategic thinking and organizational skills to manage multiple priorities.
• Strong project management, balancing multiple high priority projects simultaneously
• Leadership qualities to support onboarding and community-building efforts.
• Ability to work in a fast-paced, dynamic environment with high regulatory oversight.
• Strong analytical and problem-solving skills with the ability to draw conclusions from large amounts of information
• Proven team player with the demonstrated ability to influence others
• Target-driven, self-motivated and willing to take responsibility
• Experience working in an international and multicultural environment
• Fluency in English; additional languages relevant to regional markets can be a plus.
We value your data privacy and therefore do not accept applications via mail.

Who we are and what we believe in
We are committed to shaping the future landscape of efficient, safe, and sustainable transport solutions. Fulfilling our mission creates countless career opportunities for talents across the group’s leading brands and entities.

Applying to this job offers you the opportunity to join Volvo Group. Every day, you will be working with some of the sharpest and most creative brains in our field to be able to leave our society in better shape for the next generation. ?We are passionate about what we do, and we thrive on teamwork. ?We are almost 100,000 people united around the world by a culture of care, inclusiveness, and empowerment.

At Volvo Financial Services, we are working together to shape the world we want to live in. As the captive finance arm of the Volvo Group, VFS provides financial services and solutions that meet the needs of our customers’ evolving business. Through our dedication to innovation, we support society in its adoption of sustainable transport and equipment solutions. VFS is headquartered in Gothenburg, Sweden, and serves Volvo Group customers and dealers in more than 50 markets.
What’s in it for you?
We offer a solid and competitive package of compensation and benefits, plus you will enjoy a diverse working environment with a culture of care and inclusion. As an investment, we support your personal development and growth to achieve your career aspirations. Volvo Financial Services is an on-site business and we understand that you might need occasional or temporary flexibility, which your leader is equipped to manage and fits well to our culture, as being together enables us to build upon our innovative and collaborative culture, as well as develop you for continued success. Visa mindre

.
NELLY är en välkänd e-handelspionjär. Sedan starten 2004 har vi byggt ett starkt varumärke med cirka 900 000 aktiva kunder. Idag består NELLY av cirka 200 medarbetare varav hälften jobbar på vårt lager i Borås, resten främst från vårt huvudkontor i Borås (snart flytt till Göteborg) eller i våra flaggskeppsbutiker i Stockholm och Köpenhamn.

Vi hjälper Nordens unga kvinnor och män att känna sig snygga varje dag. Vi erbjuder mode för alla tillfällen som speglar de snyggaste trenderna och de bästa varumärkena.

Hos NELLY får du breda karriärmöjligheter i ett bolag som värdesätter innovation, driv och initiativ.

Som Chief of Staff/Special Projects på Nelly jobbar du som ett kvalificerat och operativt stöd till bolagets VD samt med projektledning av strategiska initiativ. Tjänsten passar dig som har ett genuint intresse för modevärlden och vill kombinera det med en unik och betydelsefull roll som tar dig nära bolagets beslutande organ. Är det dig vi söker?

Dina arbetsuppgifter

I rollen som Chief of Staff/Special Projects på NELLY är ditt huvudsakliga fokus att projektleda VD:s kalender och prioriteringar. Du blir således en viktig resurs och utgör VD:ns högra hand i många frågor, vilket även innebär projektledning av avgränsade projekt. I din vardag håller du bland annat koll på de stora kalenderhändelserna som exempelvis rapportsläpp, styrelsemöten och ledningsgruppsmöten. Ditt arbete nära VD innebär även ett tätt samarbete med ledning och styrelse, där du samordnar och förbereder mötesmaterial samt sätter ihop presentationer och beslutsunderlag. Du deltar i kvartalsvisa strategiska ledningsgruppsmöten och ansvarar för att sammanfatta och följa upp beslut och åtgärder. Du arbetar även med ett visst stöd till Chief Assortment Officer, främst avseende kalender- och möteshantering. Tjänsten är placerad på vårt nya huvudkontor i Göteborg, men du bör vara beredd på en del resdagar per år.

Din profil

Till rollen söker vi dig som har jobbat några år i tjänster som exempelvis managementkonsult eller projektledare, vilket gör att du har erfarenhet av att hantera många parallella projekt och hålla koll på viktiga affärshändelser. Du trivs med att vara spindeln i nätet och med att arbeta proaktivt för att det vardagliga arbetet nära VD, ledning och styrelse ska flyta på så smidigt som möjligt.

Som person är du prestigelös och pragmatisk, driven och ambitiös. Du är trygg i att träffa många olika sorters människor, du har därtill hög integritet och pålitlighet. Självständig och ansvarstagande är ord du vanligtvis förknippas med och du lägger stor vikt vid att inte lämna något åt slumpen. Framför allt har du fingertoppskänsla för när du ska ta egna initiativ och när du ska stämma av och lyssna in. Du pratar svenska och engelska obehindrat och har därtill ett starkt modeintresse. Du rapporterar direkt till vår VD som du kommer att arbeta mycket nära, i rekryteringen kommer vi därför att lägga extra stor vikt vid personlighet och personkemi.

Vad vi erbjuder

På NELLY ser vi möjligheter, har ett business-mindset och trivs med förändring. Vi vill lära genom att göra, vi drivs av att förverkliga våra idéer och vi är redo att jobba för det vi tror på – och ha roligt under tiden. Vi erbjuder en kreativ och inspirerande arbetsplats där vi ständigt utmanar och skapar nya upplevelser i en öppen och transparent miljö där alla är delaktiga. Vi befinner oss i en stark tillväxtresa där vi ständigt utvecklar både sortimentet och vårt varumärke. Med vårt nya huvudkontor i Göteborg kommer vi närmare stadens puls och stärker vår närvaro i en av Sveriges mest dynamiska affärsregioner. Varmt välkommen med din ansökan!

Kontakt och ansökan
Infinity HR är framgångsrika i rekrytering av spetskvalitet till kulturstarka bolag och vår självklara partner i denna rekrytering. För mer info om tjänsten eller urvalsprocessen, vänligen kontakta:
Emil Nilsson, Infinity, på telefon, 070-5591192
Mårten Näsvall, Infinity, på e-mail; [email protected]
Anton Fredriksson, Infinity, på e-mail; [email protected]

Vi tar inte emot ansökningar via mail utan du är välkommen att söka tjänsten genom att använda ansökningsformuläret nedan. Visa mindre

Sjukhusen i väster är en förvaltning inom Västra Götalandsregionen och består av fyra sjukhus –

Alingsås lasarett, Angereds närsjukhus, Högsbo närsjukhus och Kungälvs sjukhus. Cirka 3000 medarbetare arbetar varje dag hos oss för att ge en god och säker specialistsjukvård av högsta kvalitet.



Beskrivning
Verksamhet Barn unga och folkhälsa består av två likvärdiga barnmottagningar inom öppenvården i Angered och i Gamlestaden där vi ger vård till barn och unga mellan 0-18 år inom barnmedicin och barnpsykiatri.

Vårt arbete är processbaserat och tvärprofessionellt och eftersträvar kontinuerlig utveckling för att möta det vårdbehov som finns hos de barn och ungdomar som kommer till oss. I verksamhetsområdet finns även förvaltningens Folkhälsoenhet. 

Som verksamhetsassistent stöttar du verksamhetschefen i det dagliga arbetet. I uppdraget ingår att förbereda och följa upp beslut och åtgärder efter möten, skriva kallelser, mötesanteckningar och protokoll för verksamhetsledning, MBL och skyddskommitté och andra förekommande möten. Inom förvaltningen finns ett nätverk för verksamhetsassistenter från övriga verksamhetsområden.

Arbetsuppgifter
Hos oss är verksamhetsassistenten superuser och administratör för verksamhetens SharePoint-ytor för styrande och stödjande dokument. Det ingår att vara support för verksamhetens medarbetare och enheternas ytor och ansvara för verksamhetens intranät. Verksamhetsassistenten är arkivredogörare, vilket innebär att du är verksamhetsområdets kontaktperson i arkivfrågor och ansvarar för att diarieföra verksamhetens allmänna handlingar.

Det ingår också praktiska uppgifter kring arrangemang av verksamhetsledning, facklig samverkan och andra möten som du planerar tillsammans med verksamhetschef. Den nära arbetsgruppen består av verksamhetsutvecklare, enhetschefer och verksamhetschef. Du arbetar proaktivt och bistår verksamhetschefen genom att ligga steget före i det administrativa arbetet.  I uppdraget ingår också bokning av medarbetares konferenser och resor. Du och din chef fördelar er tid mellan våra två enheter, ni är ofta på samma plats, vilket underlättar samarbetet.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant administrativ utbildning och erfarenhet av att arbeta som verksamhetsassistent. Du har goda kunskaper i digitala system och räds inte att lära dig nytt. Du har erfarenhet av arbete i Västra Götalandsregionens system som SOFIA, SharePoint, Stratsys och Public 360. Du har också grundläggande kunskaper om allmänna handlingar. Det är även viktigt att du kan uttrycka dig väl både i tal och skrift på svenska.

Som person är du lyhörd och har en naturlig känsla för service. Du är trygg med att ta egna initiativ och har ett professionellt och lösningsfokuserat förhållningssätt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och personlig lämplighet.

Villkor
Tillträde 2026-03-01 eller enligt överenskommelse. Intervjuer kommer att hållas löpande. Individuell lönesättning tillämpas.

Välkommen med din ansökan!
Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.


Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate.




Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.


Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal. Visa mindre

At AstraZeneca, every employee plays a vital role in delivering life-changing medicines. Step into a Senior Administrator role at our Gothenburg site where your impact is felt every day. You'll keep leaders focused on delivering innovative, life?saving medicines by steering the complex demands of their business with clarity and confidence. Your work is the backbone of our ambitious mission, and success depends on the skills, initiative, and collaboration you bring to our dedicated team. If you thrive in fast-moving environments and love making things run smoothly, this is where your strengths will shine-right here at our vibrant site in Gothenburg.

About the Role

The Senior Administrator within Global Portfolio and Project Management (GPPM) will work closely with executive leaders across the world, supporting our BioPharma team and making a real impact every day. It's a dynamic role where your agility, initiative, and calm under pressure will shine-juggling evolving priorities, solving problems before they escalate, and building strong relationships across AstraZeneca. If you value discretion, enjoy fast-paced teamwork, and love bringing structure and positivity to complex environments, this is a place where you'll thrive and grow. You are championing a vibrant, fun culture where people feel supported, energized, and able to do their best work

Key Responsibilities

* Support coordination of the GPPM BioPharma leadership team, including setting agendas, preparing meetings, setting annual calendars etc.
* Provide all-round administrative support-scheduling, travel, expenses, purchase orders, meeting logistics, and document management-across multiple leaders and teams.
* Assist with new employee and leader onboarding/offboarding.
* Point of contact for functional engagement activities incl supporting global / local events.
* Maintain and circulate key information using collaboration platforms such as SharePoint, OneNote, and other systems.
* Organize and troubleshoot complex, multi-site meetings using platforms such as VMR, and Teams. Adopt new systems, technologies, and working practices as they emerge.
* Liaise with global AZ locations and admin counterparts to ensure efficient collaboration across GPPM and Enterprise partners e.g. R&D functions.

Essential Experience

* Extensive experience supporting senior leaders in a global organization including experience in VP level calendar management.
* Experience in implementing information management strategies and collaboration tools at functional level.
* Advanced proficiency across administrative systems such as Microsoft 365 apps and tools.
* Proven ability to manage confidential information and shifting priorities with minimal supervision.
* Collaborative, professional, and adaptable in fast-paced environments.
* Event and task management capabilities; comfortable learning new technology.

Desirable Experience

* Background in pharmaceuticals or drug development.
* Experience supporting large leadership or governance meetings.
* Expert with OneNote, Teams, Concur, or similar collaborative and travel systems.
* Administrative qualifications or knowledge of drug development processes.



Join us and be a key part of a collaborative, high-impact team making a real difference for patients worldwide!

Apply with your Cover letter and CV no later than November 2nd, 2025. Visa mindre

Ditt uppdrag
I denna breda och varierande roll blir du ett viktigt stöd till Country Director och en självklar del av ledningsgruppens arbete. Det här är en roll för dig som trivs nära besluten men också gillar att kavla upp ärmarna. Du är den som får saker att fungera i praktiken – den som märker när något behöver fixas, samordnas eller förbättras innan någon ens hunnit be om det. Du har det övergripande ansvaret för kontorets dagliga drift och ser till att miljön är välkomnande, säker och fungerar för alla.
Du kommer b la att:
·       Ansvara för kalender, mejl och resebokningar för Country Director
·       Delta i alla ledningsgruppsmöten och ha helhetsansvar för mötesdokumentation, agendor och uppföljning
·       Koordinera och strukturera dokumentation i SharePoint
·       Vara kontorsansvarig – säkerställa att kontoret är välkomnande, säkert och fungerar i vardagen
·       Hantera avtal och leverantörer kopplade till kontoret (t.ex. städ, kaffemaskiner mm.)
·       Planera och genomföra kontorsaktiviteter, firanden och sociala event
·       Arbeta med brandskydd, QMS-inspektioner och egenkontroller
·       Vara en nyckelperson i att skapa struktur, förbättra processer och bidra till en trivsam och effektiv arbetsmiljö
 
Din bakgrund
Vi söker dig som är självständig, strukturerad och serviceinriktad, med ett öga för detaljer och en förmåga att se helheten. Du trivs i en dynamisk miljö där ingen dag är den andra lik, och du har lätt för att samarbeta med olika funktioner.
För att lyckas i rollen behöver du vara självgående och proaktiv – du tar egna initiativ, driver uppgifter och projekt i mål och har förmågan att prioritera även när tempot är högt. Du är lösningsorienterad och flexibel, med en naturlig fallenhet för att hantera flera uppgifter samtidigt utan att tappa struktur eller noggrannhet. Du är en trygg kommunikatör som bygger relationer och skapar tillit genom tydlighet och närvaro.
 
Vi ser gärna att du har:
·       Erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Coordinator
·       Mycket goda administrativa färdigheter och vana vid att hantera flera uppgifter parallellt
·       Erfarenhet av kundservice eller serviceinriktade roller
·       Goda kunskaper i Office365 och digitala verktyg
·       Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
Erfarenhet från detaljhandel eller franchiseorganisation är meriterande.
 
Om Specsavers
Specsavers är en internationell optikerkedja med ursprung i Storbritannien. Företaget erbjuder synundersökningar, glasögon, kontaktlinser och solglasögon. Specsavers är ett familjeägt företag med en stark värdegrund och vår vision är att förbättra liv genom bättre syn. Kulturen präglas av kamratskap, öppenhet och en vilja att hjälpa varandra. Här arbetar man tillsammans, med respekt och omtanke, i en miljö där alla får ta plats och bidra.
Låter det intressant?
I den här rekryteringen samarbetar Specsavers med The Pace/Wise Professionals. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig Rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman [email protected] Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Är du redo att bli en nyckelperson i ett företag där arbetsglädje, utveckling och meningsfullhet står i centrum?
Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Hälsan och Stressmedicin är en del av Västra Götalandsregionen med verksamhetsdelarna Hälsan och Arbetslivet, regionövergripande uppdrag avseende arbetsmiljö och hälsa, Gröna Rehab samt Institutet för Stressmedicin. Förvaltningens uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag, samt förbygga ohälsa, stress och förbättra arbetsmiljön genom forskning, kunskapsspridning och våra regionövergripande uppdrag. Tillsammans skapar våra verksamheter ett värde för medarbetarna i VGR samt främjar en god arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv.



Beskrivning
Hälsan och Arbetslivet är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård som består av 5 enheter som finns representerade i: Skaraborg, Fyrbodal, Södra Älvsborg och Göteborg.

Hälsan och Arbetslivet arbetar utifrån ett systematiskt arbetsmiljöperspektiv (SAM) inom områdena medicin, ergonomi, hälsopromotion, miljö, teknik och beteendevetenskap. Vi deltar i ett flertal projekt, såväl regionala som nationella, inom arbetsmiljö, hälsa och rehabilitering och kan erbjuda goda utvecklingsmöjligheter för våra anställda.

https://player.vgregion.se/s/oVKiyfzroc8BtHgVL5d9M6/cqFKWuFmZaP5sP9kxv5dvq

Vi söker nu en chefssekreterare till Hälsan och Arbetslivet.

Arbetsuppgifter
Som chefssekreterare hos oss stöttar du verksamhetschefen och ledningsgruppen och har en viktig samordnande roll i vår verksamhet. Du är med och utvecklar och driver det administrativa arbetet framåt – från att planera och dokumentera möten till att ta fram presentationsmaterial och rapporter. Du deltar i verksamhetsuppföljning och hanterar fakturor, beställningar och personaladministrativa ärenden. Du ser till även till att våra interna informationsytor är uppdaterade och tillgängliga.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant utbildning och gedigen erfarenhet av att arbeta som chefssekreterare. Du är nyfiken på att utveckla och förbättra administrativa arbetssätt med hjälp av digitala verktyg. Du har goda kunskaper i verktyg som Microsoft 365 och har gärna erfarenhet av Västra Götalandsregionens system så som SOFIA SharePoint, Heroma, Stratsys och Proceedo. Du uttrycker dig obehindrat på svenska, både i tal och skrift.

Som person är du lyhörd, flexibel, har god kommunikativ förmåga och en naturlig känsla för service. Du är van att ta egna initiativ och gillar att hantera många uppgifter parallellt. Du har ett professionellt och lösningsfokuserat förhållningssätt och är välorganiserad och strukturerad i ditt arbete.

Välkommen med din ansökan!

Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.


Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate.




Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.


Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal. Visa mindre

Är du serviceinriktad och kan hantera många bollar i luften? Ligger du alltid steget före och tar initiativ till att utveckla ditt arbete? Vi söker nu en chefssekreterare till verksamhetsområdet Barnmorskemottagningar och gynekologi inom Regionhälsan i Göteborg.

I denna roll kommer du att vara ett administrativt stöd till regionområdeschefen och områdescheferna, samt ha en samordnande funktion i det strategiska och operativa arbetet inom verksamhetsområdet.

Om oss

Regionområdet Barnmorskemottagningar och gynekologi är en del av Regionhälsan och omfattar 67 mottagningar spridda över hela Västra Götalandsregionen. Verksamheten leds av en regionområdeschef tillsammans med tre områdeschefer, med stöd av en stab, enhetschefer, verksamhetsutvecklare och andra nyckelfunktioner. Tillsammans arbetar vi för att utveckla och förbättra vården för kvinnor i hela regionen.

Om arbetet

Som chefssekreterare är du ett administrativt stöd till regionområdeschefen och tre områdeschefer inom verksamhetsområdet Barnmorskemottagningar och gynekologi. Du har en viktig roll i att skapa struktur, bidra till att det dagliga arbetet flyter på samt vara delaktig i utvecklingen av ledningsgruppens arbete.

Du kommer att ha ett nära samarbete med befintligt verksamhetsstöd, vilket innebär att du samordnar, följer upp samt säkerställer att information och processer når rätt personer i rätt tid. Du ansvarar för delar av dokument- och fakturahantering.  Att ständigt förbättra de administrativa rutinerna är en viktig del av uppdraget.

I dina arbetsuppgifter ingår det att närvara och föra anteckningar vid såväl interna som externa möten. Hantering av kalenderadministration, möteskoordinering, resebokningar, dokumenthantering och diarieföring, posthantering och systemstöd. I ditt ansvar ingår det att skapa och upprätthålla olika typer av dokument och presentationer. Samla in data, sammanställa rapporter samt följa upp planer och aktiviteter. Hantering av fakturor, tidrapporter, resekostnader med mera. I rollen ingår det även en allmän ärendehantering och diarieföring.

Om dig

Du som söker har en eftergymnasial utbildning inom relevant område, exempelvis i vårddokumentation eller inom administration. Du har några års erfarenhet av administrativt arbete. Som person är du nyfiken, nytänkande och har ett intresse för digitalisering och IT-frågor. Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i en serviceorienterad roll, exempelvis som administrativ assistent.

Eftersom det i tjänsten ingår att föra mötesanteckningar och fackliga protokoll, så ser vi att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift samt är van vid att presentera inför större grupper. Du behöver ha goda kunskaper i Office-paketet och digitaliserade arbetssätt samt kunskap kring dokumenthantering. Det är en fördel om du har en vana av SOFIA SharePoint.

För att trivas i rollen behöver du vara självständig, van att driva processer framåt och vara lösningsorienterad. Du är noggrann i ditt arbetssätt och har förmågan att prioritera, strukturera och planera ditt arbete väl.

Då arbetet innefattar nära dialog med olika medarbetare i organisationen besitter du en god kommunikativ förmåga och vågar ta initiativ i dessa sammanhang. Du är alltid tydlig och transparent, är ansvarsfull och håller vad som lovas. Du har en god samarbetsförmåga samt agerar professionellt och är affärsmässig i alla lägen.

Vi vill att du lever upp till Regionhälsans kärnvärden som är tillit, engagemang och kvalitet.

Övrigt

Urval sker löpande och intervjuer kommer att hållas på Regionens Hus i Göteborg.

Varmt välkommen med din ansökan!
Om Regionhälsan

Förvaltningen Regionhälsan omfattar regiongemensamma vårdverksamheter och hälsofrämjande nära vård. Nära 1900 medarbetare jobbar för att invånarna ska må bra. När du blir en del av oss är du med och utvecklar verksamheten.

Regionhälsan har en värdegrund som tagits fram tillsammans med förvaltningens chefer och medarbetare. Värdegrunden utgår ifrån tre värdeord; Tillit, engagemang och kvalitet. Vi arbetar aktivt för att värdegrunden ska vara känd och fungera som en viktig grundpelare i Regionhälsan.

Vi ser mångfald som positivt och tycker att våra olikheter är en tillgång.

Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.


Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate.




Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.


Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal. Visa mindre

Är du en serviceinriktad och strukturerad person som trivs med många kontaktytor? Vill du arbeta i en nyckelroll där du får samordna och utveckla kontorsservicetjänster inom en av Sveriges största energikoncerner? Då har vi tjänsten för dig!

RE&FM; Nordic ansvarar för leveransen av samtliga tjänster inom Fastighetsförvaltning och Facility Management inom Vattenfall. Vi ansvarar bl.a. för hyreskontrakt, service och underhåll av fastigheter samt kontorstjänster såsom bevakning, inpassering, lokalvård, posthantering och kontorsmaterial. Inom flera områden används externa leverantörer av kontorsservice.

Dina ansvarsområden som Regionansvarig

Som Regionansvarig inom RE&FM; Nordic är du kontaktperson gentemot interna kunder och externa leverantörer av kontorsservice för ett eller flera av våra kontor.

Du ansvarar för att:

• Samordna och kvalitetssäkra RE&FMs; kontorsservicetjänster (lokalvård, kaffe, frukt, kontorsmaterial etc.) på ett antal Vattenfallkontor i Västsverige
• Kontinuerlig kontakt och avstämningar med interna kunder och externa leverantörer
• Löpande hantering av inkomna ärenden och felanmälningar
• Beställningar, fakturahantering och budgetuppföljning
• Informationsansvar gentemot kunder och leverantörer
• Projektledare för flytt- och utvecklingsprojekt inom FM området

Detta är ett konsultuppdrag på heltid vilket innebär att du blir anställd av oss på StudentConsulting och jobbar som konsult hos Vattenfall med placering i Ringhals. Tjänsten planerar att starta 2025-09-21 och pågå till 2026-01-31, med möjlighet till förlängning.

DETTA SÖKER VI

Vi söker dig som:

• Har en högskole- eller gymnasieutbildning inom relevant område
• Flerårig erfarenhet från serviceyrke samt beställarkompetens
• Erfarenhet från Facility Management-området är meriterande
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och på engelska
• B-Körkort
• Intresse för kvalitetsfrågor

Vi ser gärna att du trivs i en roll med många kontaktytor. Du har förmågan att se och möta kundens behov genom att agera professionellt och affärsmässigt. Du är ansvarstagande, självgående och van att på eget initiativ driva frågor och lösa problem. Med ett strukturerat arbetssätt har du lätt för att hantera flera saker samtidigt. Du är tydlig i din kommunikation och är duktig på att förmedla budskap på ett enkelt sätt.

Passar ovan på dig? Sök redan idag då urval och intervjuer sker löpande!

Vi ser fram emot att höra från dig!

OM FÖRETAGET

Mångfaldigt prisbelönta StudentConsulting är ett av Skandinaviens största och ledande rekryterings- och bemanningsföretag med fokus på studenter, akademiker och yrkesutbildade. Tack vare ett stort nätverk och lång erfarenhet har vi tillsatt över 20 000 jobb det senaste året. Vi erbjuder intressanta och utmanande tjänster på både hel- och deltid inom områden som IT, teknik, ekonomi, administration, HR, marknadsföring, kundtjänst, försäljning, industri, produktion, logistik och transport. Hitta din framtid på www.studentconsulting.com Visa mindre

Just another company? Nope, don’t think so. We are Picadeli - a leading global food-tech company in the healthy fast-food space with more than 2000 salad bars across Europe and the US. We offer an innovative and intelligent salad bar concept where consumers can pick and mix their own delicious, healthy and affordable salads.
For us, the most important ingredient in our recipe is our people. We are a group of dedicated colleagues who truly believe in our vision: a world where fast-food is the opposite of junk food.
As our Executive Assistant and Project Coordinator is leaving Gothenburg, we are on the hunt for someone with brilliant communication skills that thrives in a fast-paced and structured environment where efficiency is key. Let’s connect if you’re the one!

YOUR MISSION
You will play a key role within the organization, working closely with our CEO and handling confidential, business-critical information with discretion and professionalism. As a trusted gatekeeper, you will ensure that the CEO’s time is optimized.
Your responsibilities will include providing high-level support in daily operations such as calendar management, travel coordination, administrative oversight, and the organization of meetings, people, and activities.
In addition to executive support, this role involves project coordination, internal communication, and initiatives aimed at strengthening company culture. As part of the HR team, you will naturally be involved in broader HR-related activities and contribute to cross-functional collaboration.
We offer you the opportunity to join a dynamic and fast-paced environment characterized by a high sense of urgency, short decision-making paths, and a strong focus on continuous development.
This position is based at Picadeli’s HQ in Gothenburg and reports directly to our CHRO. Occasional travel, both domestic and international, is included as part of the role.

YOUR PROFILE
To succeed in this role, we believe you are a trustworthy, well-organized, and solution-oriented individual who prioritizes excellent service. You demonstrate a high level of discretion and professionalism in handling confidential and business-sensitive information, and you are comfortable working independently with minimal supervision.
You have a strong business mindset, are results-driven, and thrive in a dynamic environment where structure and efficiency are key factors.


We also believe you bring the following qualifications:
Excellent communication skills in both Swedish and English, verbal and written
Advanced competence in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
Strong interpersonal and relationship-building abilities
Exceptional organization and time management skills
Ability to priorities effectively and make sound decisions under pressure
Proactive mindset with a high level of initiative and independence
A couple of years' experience in a similar role
A bachelor’s degree or higher in a relevant field



WHAT WE OFFER
We offer you the opportunity to take on a dynamic and rewarding role in a fast-paced organization where you’ll be continuously challenged and empowered to grow. At Picadeli, we believe in fostering an environment where every employee can thrive and become the best version of themselves.
We’ve been certified as a Great place to work with a strong culture and commitment to employee wellbeing.
As part of our team, you’ll enjoy:
Private health care insurance
A generous wellness allowance
A fantastic head office with public transportation around the corner
And, most importantly, amazing colleagues who take great pride in the Picadeli concept


APPLY
Is this the right job for you? Please send your application as soon as possible at the latest 2025-09-25. If you have specific questions that you feel the need to sort out before sending your application, please contact Recruit Partner’s consultant Martina Nordberg at +46 73 624 77 24 or email [email protected].

ABOUT US
Picadeli offers a high-tech salad bar concept where the customers mix their own delicious, healthy, and affordable salads. Picadeli launched the first salad bar in Sweden in 2009 with a wish to change eating habits by offering a whole new way of buying salads. Today, Picadeli is a fast-growing international company that has established more than 2000 point of sales across Europe and US.
The Picadeli brand is a unique concept and an inspiring consumer experience, delivering tasty salads while also ensuring high food safety standards and ease of use. Picadeli knows that having the winning concept today does not guarantee being the winner tomorrow and is therefore constantly reinventing and improving its solutions toward retail customers and consumers. Continuous and rapid innovation is truly at the heart of Picadeli. Read more at picadeli.com Visa mindre

Vi på Jeffersonwells söker nu en Management Assistant till vår kund som är verksam inom lastbilstillverkning. Du kommer att utgå från kontoret i Göteborg och kommer att spela en nyckelroll i chefsstödet.

Arbetsuppgifter
Huvudsakliga arbetsuppgift är att arbeta med chefsstöd. Du jobbar med andra ord nära din chef och kommer vara involverad i allt som rör den dagliga verksamheten. Ditt arbete omfattar alla affärsrelaterade uppgifter för att säkerställa ett så smidigt och effektivt arbetsflöde som möjligt.
Du kommer att spela en nyckelroll i att säkerställa att dagarna planeras så effektivt som möjligt och fungera som en länk mellan interna och externa affärsrelationer. Detta innefattar att hantera chefens e-post, koordinera kalendern, förbereda agendor, organisera townhalls och skapa presentationsmaterial. Dessutom kommer du att planera och koordinera möten, besök och evenemang, resor, tidrapportering samt utföra andra administrativa uppgifter som ingår i det grundläggande administrativa uppdraget.

Dina egenskaper
Hög Servicegrad och Proaktivitet är två nyckelfaktorer för att vara framgångsrik i den här rollen. Vi söker dig som gillar att arbeta självständigt såväl som i team. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är trygg i din yrkesroll och tydlig i din kommunikation. Du kommunicerar obehindrat, både skriftligt och muntligt, samarbetar effektivt och tryggt med olika intressenter på olika nivåer inom företaget.
Ett nyfiket och positivt förhållningssätt samt en stark vilja att lära kommer göra dig framgångsrik i den här rollen.


Kvalifikationer
Du har dokumenterad erfarenhet av att arbeta som chefsassistent.
Du har duktig på att planera och prioritera, har hög integritet samt ett flexibelt sinne
Du behärskar alla Microsoft Office-program, Word, Excel, Powerpoint.
Du kommunicerar utmärkt både i skrift och muntligt på svenska och engelska

Tjänstens omfattning och tillträde
Heltid, konsultuppdrag med start 2025-06-23 till och med 2025-11-30.

Ansök genom att registrera ditt CV, urval sker löpande.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du frågor om uppdraget eller om rollen som konsult, är du välkommen att ring ansvarig Konsultchef Carl-Henric Möller på 031-617235

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan (gärna i Word-format).



Vad vi på Jefferson Wells kan erbjuda dig:

Jefferson Wells är specialister på kompetensförsörjning av chefer och specialister. Vi är ett av få bolag som samarbetar med företag, myndigheter och organisationer inom privat och offentlig sektor i hela Sverige.

Våra konsultchefer har gedigen kunskap inom just ditt område. Som konsult hos oss är din karriär och utveckling alltid i fokus. Vår verksamhet bygger på att våra anställda trivs och utvecklas. Vi erbjuder en trygg anställning med kollektivavtal i grunden, månadslön, försäkringar, tjänstepension m.m.

Läs mer om hur det är att vara konsult på Jefferson Wells: https://www.jeffersonwells.se/sv/karriar/konsult-pa-jefferson-wells. Visa mindre

Har du gedigen erfarenhet som chefsassistent alternativt flera års erfarenhet i en liknande stödjande roll? Har du utmärkta analytiska färdigheter och en förmåga att planera och prioritera med ett flexibelt sinne och hög integritet? Då kan det vara precis dig vi söker!
Om tjänsten
Vi på Perido söker nu en Management Assistant till vår kund, ett välkänt företag inom fordonsindustrin. Du utgår från kontoret beläget i Göteborg.
Dina arbetsuppgifter
Din huvudsakliga uppgift är att arbeta som chefsstöd. Du jobbar med andra ord nära din chef och du kommer vara involverad i allt som rör den dagliga verksamheten. Ditt stöd omfattar alla affärsrelaterade uppgifter för att säkerställa ett så smidigt och effektivt arbetsflöde som möjligt.
Du kommer att vara en möjliggörare för att dagarna ska planeras så effektivt som möjligt och fungera som en länk mellan interna och externa affärsrelationer genom att hantera chefens e-post, kalenderkoordinering, agendor, townhalls och presentationsmaterial. Du kommer även att planera och koordinera möten, besök och evenemang, resor, tidrapportering och andra administrativa uppgifter som ingår i det administrativa grunduppdraget.
Dina egenskaper
Proaktivitet och en serviceinriktad inställning är nyckelfaktorer för att lyckas i denna roll. Vi söker dig som gillar att arbeta självständigt såväl som i team. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är trygg i din yrkesroll och tydlig i din kommunikation. Dina utmärkta kommunikationsfärdigheter, både skriftliga och muntliga, hjälper dig att arbeta effektivt och tryggt samt samarbeta med olika intressenter på olika nivåer. Vi uppmuntrar ett nyfiket och positivt förhållningssätt samt en stark vilja att lära!
Låter detta som en spännande tjänst?
Vi ser fram emot att läsa din ansökan på engelska, varmt välkommen med den redan idag!
Kvalifikationer:
Du har gedigen erfarenhet som chefsassistent eller åtminstone flera års erfarenhet i en liknande stödjande roll
Du har förmågan att planera och prioritera med ett flexibelt sinne och hög integritet
Utmärkta analytiska färdigheter
Du behärskar alla Microsoft Office-program
Utmärkta kommunikationsfärdigheter, både i skrift och muntligt på svenska och engelska

Omfattning och tillträde
Heltid, konsultuppdrag till och med 2025-11-30. Start 2025-06-23.
Ansökan
Ansökan görs på vår hemsida perido.se/. Klicka på knappen ansök i annonsen för aktuell tjänst och fyll i dina uppgifter samt bifoga CV. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande. Notera att viss information gällande uppdraget och/eller kundföretaget medvetet kan ha utlämnats från annonsen, först vid kontakt med ansvarig rekryterare får du all information som du behöver.
De flesta frågor eller funderingar kan du hitta svar på under perido.se/vanliga-fragor/. Om du fortfarande inte hittat svaret du söker är du välkommen att kontakta oss på [email protected] så svarar någon av våra rekryteringskommunikatörer dig. Ange alltid tjänstens referensnummer 35303 i ämnesraden. Vänligen notera att vi endast tar emot ansökningar på vår hemsida och att vi inte har möjlighet att svara på hur du ligger till i processen.
Om Perido
Varför heter företaget Perido? Det kommer från det latinska ordet Peridoneus som betyder ”väl matchad”. Att matcha vår konsults kompetens och karriärinriktning med våra kunders behov är det vi är allra bäst på! Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig till nästa steg i yrkeslivet och vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och har över 1500 medarbetare över hela landet, varav ett femtiotal interna medarbetare på våra huvudkontor i Stockholm och Göteborg. Som konsult hos oss blir du en viktig del av vår organisation och du växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om oss på Perido: https://perido.se/om-oss/. Visa mindre

Vill du arbeta med att tillhandahålla kvalificerat administrativt stöd och har erfarenhet av chefsstöd, lednings-, stabs- och samordningsverksamhet inom offentlig sektor? 

Försvarsmedicincentrum söker nu en sekreterare som kommer att tillhöra förbandets ledningsstöd. Som sekreterare erbjuds du ett omväxlande arbete där du tillsammans med stabssektionen utgör ett direkt stöd till ledningen. Du spelar en central roll i att underlätta det dagliga arbetet genom effektiv hantering av olika administrativa uppgifter.



HUVUDSAKLIGA ARBETSUPPGIFTER

Som sekreterare kan arbetsuppgifterna kalenderhantering, korrespondens, protokollförande, ansvar för förplägnadsbeställningar, inköp, arkivering och mötes- och resebokningar nämnas.

Vidare innebär tjänsten att stödja i planering, genomförande och uppföljning av utbildningar och konferenser, samt handläggning av tillstånd för utrikes tjänsteresor och utländska besök. Även andra administrativa uppgifter såsom revidering av skrivelser och rutiner, internkommunikation, beredning och sammanställning av underlag i olika ledningssystem förekommer. 

Sekreteraren hanterar även administration och planering kring utmärkelser och jubilarer.

Försvarsmakten växer och arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas över tid. 

KRAV


• gymnasieexamen
• erfarenhet av arbete med chefsstöd och administration inom statlig myndighet
• mycket goda datorkunskaper samt god färdighet i Office-paketet
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• B-körkort

MERITERANDE


• nuvarande eller tidigare anställning inom Försvarsmakten
• erfarenhet som sekreterare eller assistent till chef och/eller ledningsgrupp
• kunskaper i Vidar, Prio och Emilia
• förbandsprotokollsutbildning
• språkkunskaper i tyska eller franska

PERSONLIGA EGENSKAPER

Vi ser gärna att du som söker är flexibel och lösningsorienterad och att ditt arbete präglas av struktur. Du har förmåga att arbeta parallellt med olika uppgifter, och kan arbeta under korta tidsförhållanden liksom långsiktigt, med bibehållen kvalité i levererat arbete. 

Du är serviceinriktad och har förmåga att se förbättringspotential i administrativa rutiner och föreslå förändringar. Du är positiv, strukturerad har förmåga att ta ansvar och egna initiativ. Du är vetgirig och har lätt för att lära dig nya saker. Du är också prestigelös och uppskattar arbete såväl självständigt som i grupp. 

För att trivas i tjänsten bör vara drivande, ansvarstagande och ha god organisationsförmåga. Du strävar efter att erbjuda god service och stöd och är bra på att bygga relationer och nätverk. Du har god förståelse för de föreskrifter och direktiv som styr statlig verksamhet. Du har hög integritet samt sekretess- och säkerhetsmedvetande. Sist men inte minst så trivs du med att arbeta i en miljö som präglas av både högt tempo och komplexa ärenden.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).

 

Övrigt
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Sysselsättningsgrad: Heltid
Arbetsort: Göteborg, regelbundna resor förekommer i tjänsten
Civil eller militär befattning: civil anställning, 6 månaders provanställning tillämpas
Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse

Upplysningar om befattningen
Rekryterande chef Stf Förbandschef Gunnar Hafvenstein, Tel. 031-69 20 00 (vxl). 

Information om rekryteringsprocessen
Kontakta HR-avdelningen på FömedC om du har frågor om rekryteringsprocessen; [email protected]. 

Fackliga företrädare
OFGBG ([email protected])
Försvarsförbundet ([email protected])
SACO ([email protected])
SEKO ([email protected])

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2025-06-11. Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
--------------------------------------------------------
Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:

Försvarsmedicincentrum (FömedC) är Försvarsmaktens centrum för funktionen försvarsmedicin, beläget i Göteborg. FömedC består av en ledning med stab, Försvarsmakten stridsskola för försvarsmedicin (FSS), Funktionsenheten (FunkE) och Sjukhusbataljonen (Sjhbat). Vid centrumet finns legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som läkare, veterinärer, sjuksköterskor med mera. Här finns officerare, reservofficerare, civil personal och värnpliktiga. Försvarsmedicincentrum ingår som en del i Göteborgs Garnison.

Varje dag och varje timme gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv, både i stort och smått, och både på hemmaplan och runt om i världen.

I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård samt bra balans mellan arbete och privatliv.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes. Visa mindre

STC är en av Sveriges största gymkedjor med över 250 gym och ett brett träningsutbud inom gym- och gruppträning. Vi erbjuder en modern träningsmiljö, utrustning från världsledande leverantörer och kunnig personal, allt för att skapa den ultimata mötesplatsen för alla människor i alla åldrar. Vi håller med WHO, Folkhälsomyndigheten och regeringens utredare: vi sitter still för mycket. Övervikten ökar och psykisk ohälsa som depression blir allt vanligare. Men det finns en enkel lösning som gör underverk för både kropp, hjärta och hjärna – rörelse! Men vi behöver din hjälp!
Just nu söker vi en Executive Assistant & Teamkoordinator på 100 % till vårt supportkontor i Kungälv och du rapporterar till CEO.
Ditt uppdrag
I rollen som Executive Assistant & Teamkoordinator är du ett nav i vår verksamhet. Du arbetar nära vår VD och ledningsgrupp och är en avgörande kugge för att få dagarna att flyta. Ditt uppdrag handlar om att skapa struktur, bygga förtroende och ge det där lilla extra som gör stor skillnad i vardagen.
Du ansvarar för att VD:s kalender, möten, resor och korrespondens hanteras med högsta professionalitet. Du ser till att rätt information är på rätt plats i rätt tid, att presentationer håller hög standard och att kommunikationen är tydlig, korrekt och väl genomtänkt.
När VD eller ledningsgruppen inte är på plats är det ofta dig man vänder sig till – med frågor, behov eller information. Du har överblick, förtroende och mandat att hjälpa till, lösa problem och skapa framdrift i det dagliga arbetet. Samtidigt är du ett stöd till hela ledningsgruppen. Det innebär att du förbereder möten, hanterar resor, följer upp deadlines, samlar in beslutsunderlag och ibland kliver in som projektledare i initiativ som drivs av ledningen. Du är med från idé till genomförande – och ser till att inget tappas bort längs vägen.
Utöver det har du ett helhetsansvar för att skapa en trivsam och inspirerande arbetsmiljö på vårt supportkontor i Rollsbo, där cirka 50 medarbetare har sin dagliga arbetsplats. Du ser till att kontoret är inbjudande, att frukosten står framme på torsdagsmorgnar, att fikat är ordnat och att högtider uppmärksammas. Du har koll på förbrukningsmaterial, mötesrum, flöden och stämningar – och du vet hur mycket det betyder för kulturen att de små detaljerna sitter.
Vem är du?
Du är en person som trivs i en central roll med högt tempo och stor variation. Du har flera års erfarenhet av att arbeta i en stödjande funktion nära en VD eller ledningsgrupp, och du vet vad som krävs för att ligga steget före i vardagen – både praktiskt och kommunikativt. Att hantera konfidentiell information, anpassa dig snabbt till nya sammanhang och agera med integritet är självklarheter för dig.
Du har en stark känsla för struktur och ordning, men du är också prestigelös och flexibel när situationen kräver det. Det är lika naturligt för dig att samordna ett ledningsmöte med minutiös noggrannhet som att se till att kontoret är påfyllt med rätt material – och att stämningen är god inför ett gemensamt frukostmöte.
Samtidigt är du den som människor vänder sig till – för svar, stöd eller bara för att du får andra att känna sig inkluderade. Du bygger relationer med lätthet, har hög social kompetens och gillar att skapa trivsel och struktur omkring dig. Du har ett öga för detaljer, är självgående och initiativrik, och motiveras av att ge andra rätt förutsättningar för att lyckas.
Krav
Minst 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant, Office Manager eller liknande roll
Mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska (engelska är meriterande)
Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
Intresse för digitala verktyg, datadrivet arbetssätt och AI-lösningar

Och självklart är det ett stort plus om du gillar träning och hälsa!
Om STC
Glädje, passion, personlighet, proffsighet och gemenskap är värdeorden som präglar våra 250 gym som finns från Trelleborg i söder till Åre i norr. STC sysselsätter över 1500 medarbetare och ingår sedan 2018 familjeägda Axel Johnson-koncernen genom vår majoritetsägare Novax Gym Holding. Hälsan är det viktigaste vi har, därför är ett friskare liv STC:s självklara målsättning. Regelbunden träning är en av nycklarna till rummet där alla känner styrka, kondition och inte minst en ökad livslust. Resan dit startar på våra klubbar där det personliga mötet mellan personal och medlemmar är viktigt. Att hjälpa, serva och ge goda råd till de som besöker våra gym är en del av vardagen. Med engagemang och kunskap ger vi våra medlemmar stöd på vägen till ett friskt och hållbart liv. Låter detta som ett jobb för dig?
Då är vi jätteintresserade av att veta lite mer om dig. Som en del av rekryteringsprocessen använder vi oss av tester från Alva Labs. Testerna består av ett logiskt problemlösningstest och ett personlighetstest. Testerna tar i sin helhet ca 30 minuter att genomföra och du får information och exempel på uppgifter innan du påbörjar själva testet. Vi kommer att göra urval löpande tills vi hittar vår nya stjärna! Har du frågor eller funderingar kring tjänsten är du välkommen att höra av dig till Lovisa Lorentzon på ([email protected]). Sista ansökningsdag: 2025-05-05
Välkommen med din ansökan! Visa mindre

Want to influence the bigger picture? At Saab, you can realise amazing innovations that keep people and societies safe. Together, we can truly make an impact - and your part matters.

Your role

As an Administrative Assistant within our dynamic Product Unit AMB & Arthur, you'll be the organizational backbone, ensuring smooth operations and providing invaluable support to our management team. You'll be a key player in a team of approximately 300 employees, operating in an international and fast-paced environment.

Your responsibilities will include:

* Masterminding Meetings: Plan, structure, and follow up on management meetings, ensuring they run efficiently and productively. Prepare materials and coordinate other meetings and conferences as needed.
* Travel & Logistics Expert: Handle travel arrangements, prepare customer visits, and manage travel expense reports with precision.
* Communication Hub: Disseminate information throughout the unit, support personnel with administrative tasks, and foster a collaborative work environment.
* Event Coordinator: Organize larger conferences, manage invitations, and prepare detailed agendas.
* Calendar & Correspondence Maestro: Manage calendars, handle email correspondence, and communicate effectively with other assistants located in Gothenburg.

This role offers opportunities for growth and development, allowing you to shape your responsibilities based on your skills and interests.

Your profile

To thrive in this role, you are a highly organized, independent, and efficient individual with a knack for anticipating needs and taking initiative.

You possess:

* Experience supporting senior executives: You understand the importance of confidentiality, discretion, and sound judgment when handling sensitive information.
* Exceptional organizational skills: You excel at prioritizing tasks, managing multiple deadlines, and making independent decisions.
* Strong communication and interpersonal skills: You are a team player who enjoys collaborating with others and providing excellent customer service.
* Fluency in both Swedish and English: You can communicate clearly and confidently in both languages, both verbally and in writing

This position requires that you pass a security vetting based on the current regulations around/of security protection. For positions requiring security clearance additional obligations on citizenship may apply.

What you will be part of

Behind our innovations stand the people who make them possible. Brave pioneers and curious minds. Everyday heroes and inventive troubleshooters. Those who share deep knowledge and those who explore sky-high. And everyone in between. ?

Joining us means making an impact together, contributing in our own unique ways. From crafting complex code and building impressive defence and security solutions to simply sharing a coffee with a colleague, every action counts. We encourage you to take on challenges, to create smart inventions and grow in our friendly and tech-savvy workspace. We have a solid mission to keep people and society safe.

Saab is a leading defence and security company with an enduring mission, to help nations keep their people and society safe. Empowered by its 25,500 talented people, Saab constantly pushes the boundaries of technology to create a safer and more sustainable world.

Saab designs, manufactures and maintains advanced systems in aeronautics, weapons, command and control, sensors and underwater systems. Saab is headquartered in Sweden. It has major operations all over the world and is part of the domestic defence capability of several nations. Read more about us here

If you are interested in what benefits you can take part of as an employee at Saab in Sweden, you can read more about them here

Kindly observe that this is an ongoing recruitment process and that the position might be filled before the closing date of the advertisement. Visa mindre

Om tjänsten
Vi söker för kunds räkning en erfaren och strukturerad VD-assistent med kunskap inom ekonomi och styrelsearbete för ett uppdrag hos kund. Rollen innebär att stödja styrelsen administrativt på 50% och hantera ekonomiska uppgifter på resterande 50%.
Arbetsuppgifter
Stödja styrelsen med administrativt arbete (ta fram underlag, protokollföra, mötesbokningar, dokumenthantering, kontakt med styrelsen).
Hantera ekonomiska uppgifter såsom inköp och avtalshantering
Bidra till förbättringar av dokumenteringshanteringssystem
Stötta project controller i sitt arbete



Kvalifikationer
Minst 3 års erfarenhet inom av liknande roller
Erfarenhet av styrelsearbete
Kunskap inom Insikt
Flytande svenska i tal och skrift.
Strukturerad, noggrann och kommunikativ .



Anställningsform och omfattning
Tidsbegränsad anställning (vikariat).
Omfattning 75–100 % beroende på kandidatens tillgänglighet.
Hybridarbete möjligt
Start: Omgående
Slut: Pågår året ut



Ansökan
Skicka in ditt CV om du är rätt person för jobbet så snart som möjligt. Vi ser fram emot att höra från dig! Visa mindre

Om rollen
Vi söker en Executive Assistant för att stödja en Vice President (VP) i en global och snabbföränderlig verksamhet. Din roll blir avgörande för att skapa struktur och effektivitet i det dagliga arbetet samtidigt som du hanterar både operativa och strategiska uppgifter.
Dina ansvarsområden inkluderar: Hantering av kalender, e-post och resor för VP (vid behov).
Koordinering av möten, inbjudningar och agenda samt protokollföring vid viktiga möten.
Administrera och underhålla funktionella och regionala kalendrar samt SharePoint-sidor.
Skapa kommunikationsmaterial såsom presentationer, nyhetsbrev och inlägg för sociala medier.
Samarbeta med assistenter och nyckelintressenter inom verksamheten.
Identifiera, prioritera och lyfta fram viktiga ärenden för VP samt föreslå lösningar.
Självständigt driva egna projekt och initiativ i samråd med VP.
Vem är du?
Vi söker dig som har en proaktiv och strukturerad inställning samt trivs med att arbeta självständigt och nära en ledningsfunktion. Du blir en förlängd arm till VP och har en naturlig förmåga att balansera dagliga operativa uppgifter med strategiskt arbete.
För att lyckas i rollen ser vi att du har:
Erfarenhet av strategisk koordinering och projektledning. Expertkunskaper i Office 365 och god systemvana. Utmärkta kommunikationsfärdigheter på svenska och engelska, både i tal och skrift. Hög integritet och vana att hantera konfidentiell information. Förmåga att arbeta lösningsorienterat och hantera många parallella uppgifter.
Varför ska du söka?
En central och utvecklande roll i en global organisation. Möjlighet att påverka och arbeta strategiskt i en dynamisk miljö.
Praktisk information:
Plats: Göteborg, Sverige Uppdragsperiod: 3 mars 2025 – 2 mars 2026 Sista ansökningsdag: 14 februari
Låter detta som din nästa utmaning? Ansök redan idag!
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering. Visa mindre

Vi söker nu en Management Assistant för ett konsultuppdrag där du kommer att arbeta med ledningsstöd inom gruppen som driver produktutveckling och innovation. Är du en skicklig administratör som trivs i en koordinerande roll och har erfarenhet av att arbeta på ledningsnivå? Då kan detta vara rätt roll för dig!

Om tjänsten:
Som Management Assistant inom Product Development & Innovation kommer du att stötta VP Innovation Center och ledningsteamet inom produktutveckling. Du har en central funktion i att säkerställa smidig hantering av möten, administration och kommunikation.

Dina arbetsuppgifter kommer att inkludera:

Stöd till VP Innovation Center – hantera kalender, boka möten och förbereda mötesagendor samt protokoll.
Koordinering av evenemang och besök – planera och facilitera konferenser, externa besök och andra sammankomster.
Kommunikation och dokumentation – uppdatera informationsportaler (t.ex. SharePoint), redigera rapporter och skapa presentationsmaterial.
Kontors- och arbetsmiljöansvar – vara kontaktperson för kontorsmaterial, IT-support och lokalfrågor, samt driva initiativ för en förbättrad arbetsmiljö.
Projektstöd – delta i mindre projekt på uppdrag av VP Innovation Center.
Ansvar för faciliteter – hantera lokala frågor som rör underhåll, renovering och arbetsmiljö.
Administration av parkeringar – ansvara för produktutvecklingens parkeringsplatser på Landvetter flygplats.
Diskret hantering av konfidentiell information – säkerställa sekretess och professionalism i arbetet.

Om vår partner:

Vår kund är ett ledande företag inom tobaks- och nikotinprodukter, med ett särskilt fokus på rökfria alternativ. De utvecklar och säljer bland annat snus, nikotinportioner och tändprodukter på flera marknader globalt. Med innovation och kvalitet i fokus strävar de efter att erbjuda ansvarsfulla alternativ för vuxna konsumenter.

Vi söker dig som:
Har högskoleutbildning inom administration eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
Erfarenhet som chefsassistent, koordinator eller administratör på ledningsnivå.
Stark förmåga att planera, prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt.
Flytande svenska och engelska, både i tal och skrift.
Duktig kommunikatör, serviceinriktad och med en professionell framtoning.
Goda kunskaper i MS Office-paketet.
Erfarenhet av digitala plattformar såsom SharePoint är meriterande.
Erfarenhet av arbetsmiljö- och facility management-frågor är meriterande.

Om anställningen:

Detta är ett konsultuppdrag på heltid som initialt löper till 2025-09-30 med möjlighet till förlängning. Du kommer att vara anställd av OIO där villkoren diskuteras i detalj innan vi går vidare till en avtalssignering. Kund har som krav att samtliga anställda skall vara redo att ta 4 veckor semester någon gång under perioden juni - augusti, något som även gäller denna roll.

Övrig information:
Omfattning: Heltid, kontorstider - begränsad möjlighet till hemarbete.
Start: Snarast möjligt med hänsyn till uppsägningstid.
Placering: Göteborg.
Kontaktperson: Dino Segetalo


Ansök genom att klicka på länken nedan. Kom ihåg att vara snabb med din ansökan då vi gör löpande urval av kandidater och att annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.

Om OIO:
Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are. Visa mindre

Vi söker en erfaren och proaktiv Executive Assistant som brinner för struktur, samordning och kommunikation.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
Hantera kalender, e-post och resor för Vice President (vid överenskommelse)
Koordinera och underhålla den funktionella/regionala kalendern samt SharePoint
Planera och boka möten, inklusive att upprätta dagordningar och anteckna under nyckelmöten (vid överenskommelse)
Skapa och hantera kommunikationsmaterial såsom presentationer, nyhetsbrev och sociala medier-innehåll
Samarbeta med assistenter och nyckelintressenter inom organisationen
Följa upp aktiviteter kopplade till teamets agenda och proaktivt prioritera och lyfta fram frågor för VP:s uppmärksamhet, tillsammans med lösningsförslag
Driva egna projekt och uppgifter i samråd med VP

Din profil
Vi söker dig med ett proaktivt och strukturerat arbetssätt som drivs av utmaningar och har en hög integritet. Du har en naturlig förmåga att balansera dagliga operativa uppgifter med ett strategiskt fokus.
Lösnings- och serviceorienterad med förmåga att arbeta självständigt
Utmärkt kommunikationsförmåga i både tal och skrift
Förmåga att prioritera och hantera flera parallella uppgifter
Erfarenhet av att hantera konfidentiellt material
Van vid att samarbeta med olika avdelningar och intressenter på alla nivåer

Nödvändiga färdigheter Project Management och strategisk samordning Djup kunskap om Office 365 Flytande svenska och engelska, både i tal och skrift (expertkompetens)
Omfattning och tid Uppdragsperiod:2025-03-01 t o 2026-03-01 Heltid Plats: Göteborg
Ansökan Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.
Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.
Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Corazon Wiksell på 070-586 93 11 Visa mindre

Söker du en variationsrik tjänst där du får spela en viktig roll i att stödja avdelningschefen och ledningsteamet med en rad operativa administrativa uppgifter? Om du har erfarenhet som administrativ assistent och är van vid att arbeta med SAP, kan detta vara din nästa utmaning!
Om tjänsten
Vi på Perido söker en organiserad och detaljorienterad Manager Assistant till vår kund, en stor aktör och ett välkänt namn inom fordonsindustrin. Tjänsten är placerad på kundens kontor i Göteborg där arbetet sker på plats.
Dina arbetsuppgifter
I rollen som Manager Assistant kommer du att stötta avdelningschefen och ledningsteamet med operativa administrativa uppgifter. Rollen innefattar varierande arbetsuppgifter såsom:
Samordning och planering av möten
Hålla mötesprotokoll
Researrangemang
Hantering av kontorsmateriallager
Förberedelse av inköpsorder
Behandling/leverans av kontorsmaterialbeställningar
Samordning av logistik för kontorsevenemang

Dina egenskaper
För att trivas i rollen som Manager Assistant är du en strukturerad och serviceinriktad person med god förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Du arbetar proaktivt och självständigt, samtidigt som du har en stark samarbetsförmåga och trivs med att stötta andra. Noggrannhet och detaljfokus är viktiga egenskaper, liksom en flexibel inställning och förmågan att snabbt anpassa dig till förändrade förutsättningar. Du har även en god kommunikativ förmåga och känner dig bekväm med att hantera administrativa system.
Låter detta som en beskrivning av dig? Då tycker vi du ska skicka in din ansökan redan idag!
Kvalifikationer:
Minst 2 års tidigare erfarenhet som administrativ assistent eller liknande
Relevant erfarenhet av SAP och andra administrativa system
Flytande i både skriftlig och muntlig svenska och engelska

Omfattning och tillträde
Heltid, konsultuppdrag till och med 2025-07-18. Start omgående.
Ansökan
Ansökan görs på vår hemsida perido.se/. Klicka på knappen ansök i annonsen för aktuell tjänst och fyll i dina uppgifter samt bifoga CV. Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande. Notera att viss information gällande uppdraget och/eller kundföretaget medvetet kan ha utlämnats från annonsen, först vid kontakt med ansvarig rekryterare får du all information som du behöver.
De flesta frågor eller funderingar kan du hitta svar på under perido.se/vanliga-fragor/. Om du fortfarande inte hittat svaret du söker är du välkommen att kontakta oss på [email protected] så svarar någon av våra rekryteringskommunikatörer dig. Ange alltid tjänstens referensnummer 35053 i ämnesraden. Vänligen notera att vi endast tar emot ansökningar på vår hemsida och att vi inte har möjlighet att svara på hur du ligger till i processen.
Om Perido
Varför heter företaget Perido? Det kommer från det latinska ordet Peridoneus som betyder ”väl matchad”. Att matcha vår konsults kompetens och karriärinriktning med våra kunders behov är det vi är allra bäst på! Perido är ett konsult- och rekryteringsföretag inom tjänstemannasektorn som hjälper dig till nästa steg i yrkeslivet och vår vision är att alla ska trivas och vara engagerade på jobbet. Vi har vuxit stadigt sedan starten 2003 och har över 1500 medarbetare över hela landet, varav ett femtiotal interna medarbetare på våra huvudkontor i Stockholm och Göteborg. Som konsult hos oss blir du en viktig del av vår organisation och du växer tillsammans med oss genom att förstärka med din kompetens ute i våra kunders organisationer. Läs mer om oss på Perido: https://perido.se/om-oss/. Visa mindre

ErfarenManagement Assistant
Är du en organiserad problemlösare med en passion för att skapa struktur i en internationell miljö? Då är detta drömrollen för dig!
Om rollen
Som Management Assistant blir du en nyckelspelare i en global organisation. Med fokus på administration och koordinering får du chansen att arbeta nära ledningen och bidra till att skapa effektiva arbetsflöden.
Dina ansvarsområden:
Organisera och sammanställa information för presentationer, rapporter och möten.
Redigera, korrekturläsa och formatera dokument – med stil!
Planera och boka möten, resor och kalenderhantering.
Fungera som en kontaktpunkt för interna och externa intressenter.
Driva mindre projekt och förbättra administrativa processer.
Övervaka och rapportera status för delegationsdokumentation på global nivå.
Identifiera och optimera processer och arbetssätt relaterade till delegationer.

Du arbetar nära ansvariga team över hela världen och bidrar till att skapa ordning och effektivitet i en dynamisk arbetsmiljö.
Vem är du?
Vi söker dig som är en serviceinriktad och lösningsorienterad stjärna!
Ditt bagage innehåller:
Flera års erfarenhet som Management Assistant eller i en liknande roll.
Proaktivitet och ett öga för detaljer – du ser vad som behövs innan någon annan gör det.
Förmågan att bygga förtroende och skapa positiva samarbeten.
Stark analytisk förmåga och en kärlek för struktur.
Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
Flytande engelska både skriftligt och muntligt.

Du är flexibel, älskar utmaningar och trivs med att arbeta i ett högt tempo där ingen dag är den andra lik.
Vad vi erbjuder: En dynamisk arbetsmiljö i en internationell organisation.
Möjlighet att utvecklas professionellt genom spännande arbetsuppgifter.
Ett inkluderande och inspirerande team i hjärtat av Göteborg.

Praktisk information:
Plats: Göteborg Start: 24 februari 2025 Slutdatum: 31 december 2025
Obs! Vi arbetar med löpande urval, så skicka in din ansökan så snart som möjligt! S sista ansökningsdag är28 januari 2025!
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering. Visa mindre

ArbetsuppgifterVi söker en nyfiken, strukturerad och inspirerande koordinator/assistent som vill arbeta i en global organisation med särskilt fokus på dokumentation.
Roll och ansvarsområden:
Som Management Assistant kommer du att stödja en enskild chef i deras dagliga administrativa arbete.
Samla in och organisera information som behövs för konferenser, tal och rapporter enligt chefens önskemål.
Redigering, korrekturläsning, formatering, dokumentdesign/produktion, ifyllande av formulär och datainmatning.
Planering och samordning av möten, kalenderhantering och researrangemang.
Ta emot och vidarebefordra meddelanden från interna och externa parter.
Hantera chefens tid och interaktion med interna och externa kontakter.
Självständigt hantera små projekt eller administrativa processer med begränsad tillsyn.
Ge coachning och granska arbetet för lägre nivåer av professionella.

Som koordinator för delegationer och dokumentation kommer du att ansvara för att följa upp och rapportera status för alla delegationer inom den globala Complete Vehicle (CV)- och Electromobility (EMOB)-organisationen på Group Trucks Technology (GTT)-nivå.
Identifiera olika typer av delegationsdokument, processer och metoder.
Definiera en process och ett system för att säkerställa att alla delegationer är uppdaterade enligt ett definierat schema.
Identifiera olika delegationsprinciper per plats och förbättra arbetsmetoderna kring delegationer framöver.
Samarbeta med ansvariga personer på respektive plats för att skapa en framgångsrik struktur, process och arbetsmetodik.

Tjänsten rapporterar till Director of Business Operation and Services inom Complete Vehicle-organisationen på Group Trucks Technology.
Kvalifikationer Du har omfattande erfarenhet som Business Assistant eller flera års erfarenhet av en liknande roll.
Du är van vid att arbeta i en snabb och föränderlig miljö.
Du har kunskap om olika delegationsprinciper, fördelning av arbetsmiljöansvar, roller inom elsäkerhet etc.
Du är skicklig i samtliga Microsoft Office-applikationer.
Du behärskar både svenska och engelska flytande i tal och skrift.
Personliga egenskaper

Vi söker dig som är ivrig att lära, har ett proaktivt förhållningssätt till att lösa dagliga problem och som alltid har en serviceinriktad attityd. Du har förmågan att skapa förtroende runt dig och påverka andra med rätt inställning och företagskultur. Vidare är du analytisk, organiserad och har stor noggrannhet i ditt arbete.
Förmågan att planera och prioritera med en flexibel inställning och hög integritet är andra egenskaper vi värdesätter. Dina analytiska färdigheter är utmärkta, och du trivs med att arbeta självständigt såväl som i team. Dina utmärkta kommunikationsfärdigheter, både skriftliga och muntliga, gör dig effektiv och självsäker i ditt arbete samt i samarbeten med olika intressenter på olika nivåer.

När du blir en av ossSom konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension.
Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder därför dig som anställd Företagshälsovård för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.
Tillträde och ansökan
Heltid, 40h/v. Vår kund önskar omgående och uppdraget förväntas löpa till och med 2025-12-31. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund i Göteborg. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan. Visa mindre

Are you an experienced administrative professional with a curiosity about supporting high-performing teams? Do you have a passion for advancing clinical practice and reducing the global burden of long-term conditions? If so, we have an exciting opportunity for you at AstraZeneca! We are a global, science-led biopharmaceutical company that focuses on the discovery, development, and commercialization of prescription medicines. Our mission is to make a meaningful difference to patient health through great medicines that bring benefit for patients and make valuable contributions to society.



Join us at our Gothenburg site, with more than 2,400 employees from over 50 countries, you'll feel a global atmosphere in a multinational environment. The best innovations don't happen in isolation. We partner with others both locally and around the world, combining the great science in our labs with complementary technologies and know-how to accelerate the delivery of new life-changing medicines.



What you'll do:



As the Team Administrator, you will provide crucial support to our Global Medical Respiratory & Immunology Leadership Organization. You will be the central hub - a true "spider in the web" and the go-to person for our team on tactical activities. In this pivotal role, you will support approximately 60 colleagues and foster close relationships with finance partners.



Your Responsibilities will include:

* Lean Budget Management: Take charge of managing team confidence budgets as an Anaplan "super user." You will provide vital support to colleagues with finance phasing, actuals, and reconciliation, ensuring accurate financial oversight while building strong connections with finance partners.
* Streamline Financial Processes: Assist teams with the efficient handling of Statements of Works, Purchase Orders, and Invoicing, ensuring seamless financial transactions.
* Support CO2 budgeting efforts by tracking travel requests and outcomes while resolving discrepancies between planned and completed trips.
* Maintain essential communication platforms such as MS Teams and SharePoint to enhance team collaboration.
* Facilitate onboarding and offboarding activities by helping line managers with checklist management.
* Develop a strong expertise in AstraZeneca's internal systems to offer comprehensive support across the team.
* Provide logistical support for internal and external meetings, congresses, and events.
* Manage Leadership Team members' complicated calendars, ensuring efficient scheduling and coordination.
* Oversee multi-location travel arrangements and ensure timely filing of expense reports for Leadership Team members.
* Collaborate with other administrators to coordinate cross-functional activities across global time zones.



Essential Skills/Experience:

* 3 or more years of administrative experience
* At least 2 years of experience supporting Senior Leaders
* Demonstrated ability to effectively work in a global environment
* Demonstrated discretion and the ability to maintain confidentiality
* Ability to work autonomously, yet collaborate effectively with other AC(s)
* Strong time-management skills and ability to prioritize time critical assignments
* Flexibility and the ability to effectively multitask
* Strong written and verbal communication skills
* Strong ability with documented experience in budget management
* Capability to proactively prioritize and manage calendars
* Experienced domestic and global travel coordinator
* Expertise in planning and coordinating internal and external meetings
* Proficiency in Microsoft Office Suite, especially in Excel and SharePoint



Desirable Skills/Experience:

* While not required, experience in the biopharmaceutical industry would be beneficial.
* Bachelor's Degree



When we put unexpected teams in the same room, we unleash bold thinking with the power to inspire life-changing medicines. In-person working gives us the platform we need to connect, work at pace and challenge perceptions. That's why we work, on average, a minimum of three days per week from the office. But that doesn't mean we're not flexible. We balance the expectation of being in the office while respecting individual flexibility. Join us in our unique and ambitious world.



At AstraZeneca, we are driven by innovation, collaboration, and a desire to make a difference in patients' lives. Our BioPharmaceuticals Business Unit is growing rapidly, and we are constantly exploring new ways to improve patient care and outcomes. We believe in the power of diverse perspectives and inclusive teams, which is why we strive to create an environment where everyone feels empowered to speak up and share their ideas.



So what's next?



Are you ready to bring your skills and expertise to a company that values innovation and collaboration? Send in your application (CV and cover letter) no later than January 3rd 2025. Apply today and join us in our mission to improve patient health worldwide!



Discover what it's like to thrive at AstraZeneca. Learn more here: https://www.astrazeneca.com/our-company/our-locations/gothenburg.html Visa mindre

WALLENIUS SOL är ett innovativt rederi med siktet inställt på en hållbar sjöfart. WALLENIUS SOL är sprunget ur två väletablerade och dedikerade familjeägda bolag, med goda värderingar. Vi har en helhetssyn på hållbart företagande inkluderande miljö-, ekonomiska, samt sociala aspekter. Vi värnar om våra medarbetare och tror starkt på det vi gör. Vår linjetrafik omfattar elva hamnar, varav sju i Bottniska viken. Idag betjänar många av hamnarna svensk och finsk skogsindustri och ligger i anslutning till de stora bruken. Hamnarna är också viktiga knutpunkter för stål-, batteri-, plast- och kemiindustrin.

Som Executive Assistant hos WALLENIUS SOL kommer du ha en central och supportande roll i bolaget där du bidrar med din organisatoriska förmåga och ditt positiva förhållningssätt.  Rollen har inte funnits i den här formen tidigare men med senaste årets tillväxt och kommande satsningar i bolaget ser vi fram emot att rekrytera en stödfunktion till vår ledningsgrupp.

Som Executive Assistant kommer du i huvudsak arbeta med:

Förbereda, sammanställa och koordinera material inför styrelsemöten
Supporta vid ledningsgruppsmöten såsom hålla i agenda och protokollskrivning
Ansvara för planering och bokning av resor för ledningsgruppen
Marknadsföring som tex publicera innehåll på LinkedIn och andra relevanta kanaler
Koordinera och stödja marknadsföringsaktiviteter, inklusive event och kampanjer
Ansvara för att planera och boka möten, konferenser och företagsaktiviteter
Arbete med internkommunikation mellan alla våra kontor i Europa
Säkerställa en välfungerande och trivsam kontorsmiljö
Överse inköp och leveranser


Din närmaste chef är Chief HR, Communications & Sustainability Officer. Kontoret där vi i dagsläget är 35 medarbetare ligger i fina lokaler vid Klippan i Göteborg. Övriga kontor finns i norra Europa.

Om dig

Vi söker dig som har erfarenhet från en likande roll som assistent på ledningsnivå och som även gärna har arbetat med att hålla ihop processen kring material och kalendrar inför styrelsemöten. Du har dokumenterad erfarenhet av att boka resor, koordinera möten, konferenser och events. Vi ser gärna att du har någon form av eftergymnasial utbildning inom administration, kommunikation eller marknadsföring. Du är flytande i svenska och engelska i både tal och skrift och har du dessutom kunskaper i andra nordiska språk är det meriterande. Självklart är du van användare av hela Office-paketet och det är en fördel om du också har arbetat med verktyg inom grafisk design.

Vi sätter stort värde vid dina personliga egenskaper. Ditt förhållningssätt är professionellt och du har hög integritet. Du har lätt att samarbeta med andra och arbetar självständigt med att prioritera och leverera hög kvalitet. Du vet vikten av god framförhållning och att ligga steget före i din planering, du är strukturerad och noggrann, och med ett prestigelöst förhållningsätt har du lätt att anpassa dig när förutsättningarna förändras.

Vi erbjuder dig en möjlighet att arbeta för ett växande företag som befinner sig i en expansiv fas och med starka långsiktiga ägare. Kulturen i bolaget präglas av affärsmannaskap med ett lösningsorienterat förhållningssätt byggt på grundsynen att all utveckling ska ske på ett hållbart sätt.  

Din ansökan

I den här rekryteringen samarbetar vi med Jerrie. Du är hjärtligt välkommen med din ansökan via www.jerrie.se. Urval kommer att påbörjas under vecka 2. För frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult Helena Bruman från och med den 7:e januari, tel. 0735–405262. Sista ansökningsdag är den 15 januari. Visa mindre

Ditt uppdrag

I rollen som VD-assistent kommer du vara en central punkt i bolaget och främst supportera VD:n i det dagliga arbetet för att se till att hans arbetsdagar flyter på smidigt, samtidigt som du bidrar till att skapa struktur och effektivitet i organisationen. Hos Assemblin El värdesätter vi ett prestigelöst arbetssätt där enkelhet och praktisk problemlösning genomsyrar verksamheten. Här arbetar vi nära verkligheten, och rollerna i företaget formas av både engagemang och viljan att bidra där det behövs.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

Koordinera möten och kalender åt VD:n.
Hantera resebokningar och reseräkningar samt ansvara för kontakten med resebyrån.
Anordna externa event och hantera andra administrativa uppgifter som VD:n behöver hjälp med.
Skapa och förbereda material i PowerPoint samt skriva protokoll vid behov under ledningsgruppsmöten.
Ansvara för internkommunikation, exempelvis utskick och VD-brev.


Rollen kommer innefatta 50 % support mot VD:n och 50 % administrativa uppgifter. Du kommer att utgå från Assemblin Els kontor i Göteborg (Västra Frölunda), och arbetstiden är 07-16. Du rapporterar till VD:n.

Din bakgrund

För att lyckas i rollen som VD-assistent ser vi att du har:

Minst 10 års erfarenhet från en liknande roll där du stöttat en VD eller personer på c-level.
En hög integritet och förmågan att leda VD:n i din support samt proaktivt visa hur du kan stötta.
En jordnära inställning som gör att du trivs i en verksamhet där det är högt i tak och fokus ligger på att få saker gjorda.
Flytande språkkunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
God systemvana, särskilt inom Office 365, och en förmåga att snabbt sätta dig in i nya system.


Det är meriterande om du har B-körkort.

Om Assemblin

Assemblin El är ett av Sveriges ledande elinstallationsföretag. Assemblin El erbjuder heltäckande och hållbara lösningar för allt inom el – projektering, installation och service.

Assemblin El är ett av Sveriges ledande elinstallationsföretag. Vi erbjuder heltäckande och hållbara lösningar inom el – från projektering och installation till service. Bolaget erbjuder även spetskompetens inom fastighets- och industriautomation, säkerhet, kraft samt data och telekom. Vi finns nu på närmare 80 orter i Sverige. Omsättningen är cirka 7 000 MSEK och vi är 3 500 medarbetare. Läs mer om oss på https://www.assemblin.com/sv/

Låter det intressant?

I den här rekryteringen samarbetar Assemblin El med Wise Professionals, The Pace. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig Rekryteringskonsult Elin Eriksson, [email protected] eller Rekryteringskonsult Abdullah Uzunel [email protected]. Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Företagsbeskrivning


Business Unit (BU) Vattenfall Power Solutions är en affärsenhet på ca 430 personer inom Business Area (BA) Vattenfall Generation som levererar kärnbränsle till Vattenfalls kärnkraftverk, utvecklar och genomför projekt och uppdrag samt tillhandahåller interna tekniska specialisttjänster för samtliga utav Vattenfalls verksamheter, koncernstaber och intressenter.
Detta innebär verksamhet i form av bland annat projektledning och projektstöd, analysledning och utredning, produktframtagning, kärntekniska säkerhets- och dammsäkerhetsuppdrag. Fokus inom affärsenheten Vattenfall Power Solutions är att utveckla vår förmåga inom projektledning samt valda tekniska nyckeldiscipliner. Vi arbetar aktivt med ständiga förbättringsinitiativ och utveckling av våra modeller, där vårt arbete och kompetens skapar stora värden för Vattenfall och dess satsningar.




Om rollen


Vill du följa med oss på resan mot en fossilfri framtid? Nu söker Vattenfall Power Solutions en ny kollega som vill vara med och påverka morgondagen klimatsmarta samhälle.


Som Executive Assistent på Vattenfall Power Solutions erbjuds du ett självständigt och omväxlande arbete i en dynamisk miljö. Dina primära arbetsuppgifter är framför allt att bistå BU-chefen och den högsta ledningen.
I rollen ingår ett ansvar för planering och service, vissa projektarbeten samt i mindre utsträckning genomförande av evenemang och konferenser.
Vi vet att våra anställda är nyckeln till vår framgång. För oss är din utveckling viktig och därför kommer vi alltid att uppmuntra dig till att använda dina kunskaper och ge dig möjligheter till att utvecklas genom nya utmaningar, utbildningar och kompetensöverföring. Hos oss får du förtroendet att agera med stor frihet och eget ansvar, vilket tillsammans med bra arbetsvillkor och ömsesidigt förtroende ger en hög flexibilitet och balans mellan arbete och privatliv.




Kravspecifikation


Vi söker dig som har:
En god kommunikativ förmåga i både tal och skrift på svenska och engelska.
Erfarenhet av administrativt arbete i en assisterande eller koordinerande roll och det är meriterande om du har arbetat med assistentarbete på exekutiv ledningsnivå.
En utbildning från universitet eller högskola eller annan relevant eftergymnasial utbildning.

Dina personliga egenskaper kommer att väga tungt. Detta är en roll för dig som är nyfiken och trivs i en miljö med stundtals högt tempo. Du har ett strukturerat arbetssätt karaktäriserat av professionalism, ansvarstagande och flexibilitet. Du behöver även vara van vid att arbeta självständigt.
För att lyckas i rollen behöver du vara inlyssnande och kreativ. Att ha ett proaktivt förhållningssätt, är en fördel då verksamheten är föränderlig. Rollen innebär mycket kontakter med olika människor.
Vi är övertygade om att mångfald bidrar till att bygga ett mer lönsamt och tilltalande företag och strävar efter att vara goda förebilder när det gäller mångfald. Vattenfall arbetar aktivt för att alla anställda ska ha samma möjligheter och rättigheter oavsett ålder, etnisk eller kulturell bakgrund, könstillhörighet, religion/tro, sexuell läggning eller funktionsförutsättning. Läs mer om hur vi arbetar med mångfald och inkludering här.




Ytterligare information


Förutom att du får vara med och forma framtidens smarta energisamhälle erbjuder vi dig ett utvecklande och omväxlande arbete med många kontaktytor. För oss på Vattenfall är det viktigt att arbete och privatliv har en god balans, därför erbjuder vi flexibilitet i arbetet samt möjlighet till att arbeta hemifrån vid behov. Vi har även en hel del andra personalförmåner som exempelvis arbetstidsförkortning, förmånliga tjänstepensionsavtal, föräldraledighetstillägg med mera. Läs gärna mer om våra förmåner här.
Placeringsort är Solna, Uppsala eller Göteborg. Resor ingår som en naturlig del av tjänsten men vi arbetar aktivt med tekniska hjälpmedel för att minska dessa,


För ytterligare information om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Johan Börjesson, [email protected]. För frågor om rekryteringsprocessen, vänligen kontakta rekryterare Åsa Vallin. [email protected].


Fackliga representanter för denna tjänst är Gustaf Treiber (Akademikerna), Jan Stigbert (Unionen), Philip Carendi (Ledarna), Ingemar Eriksson (SEKO). Alla kontaktpersoner nås via Vattenfalls växel 08-739 50 00.
Välkommen med din ansökan senast den 8 december 2024.
Vattenfall är en del av Sveriges kritiska infrastruktur och vår verksamhet omfattas bland annat av regler om säkerhetsskydd, nukleär icke-spridning och exportkontroll. På grund av dessa regler genomförs en kontroll av kandidaten för många av tjänsterna i vår verksamhet innan anställning sker. För de tjänster som leder till deltagande i säkerhetskänslig verksamhet eller placering i säkerhetsklass innebär denna kontroll att säkerhetsprövning genomförs i enlighet med säkerhetsskyddslagen. Förutom säkerhetsprövning genomförs även drogtest. Visa mindre

Icomera is a leading global innovator in connectivity solutions within the transportation sector and we are at the forefront of transforming public transport, making it smarter, safer, greener, and more connected than ever before.
Are you an organized, proactive professional looking for an exciting role that makes a real impact? Join us as an Executive Assistant (to the CEO) and Office Manager and take the lead in ensuring seamless daily operations at the core of our organization.


Job type
Full-time
Workplace conditions
Onsite


About the Role:
The workplace of an executive assistant is characterized by fast-paced dynamics. You will be handling multiple tasks, unexpected changes and adapting to shifting priorities. Time management is crucial, as the EA manages intricate schedules, organizes travel arrangements, and ensures that the CEO's commitments align seamlessly.
Confidentiality is paramount in this workplace. The role of the executive assistant is to maintain a high level of discretion and professionalism. Their ethical approach to handling confidential matters contributes to building trust within the team and across the organization.
As the Office Manager you will be responsible for overseeing and managing administrative operations of the Odinsgatan office of ICOMERA, ensuring office efficiency.
Furthermore, the role also holds the delegated responsibility for the facility of Odinsgatan office, given from CEO. I.e. risk management and office security. The EA/Office manager reports to the CEO.


Location and work dynamics:
The position is based in our Gothenburg office at Odinsgatan 28 in central Gothenburg, a few minutes’ walk from the central station.


Key responsibilities:
EA main tasks:
Calendar Management for the CEO: manage the executive's schedule, coordinating meetings, appointments, and events.
Communication Handling: phone calls, and messages on behalf of the executive. Act as the point of contact among executives, employees, clients and other external partners.
Meeting and event coordination: arrange and coordinate meetings, including sending invitations, reserving meeting spaces, preparing agendas, and distributing relevant materials. May also be responsible for organizing corporate events, conferences.
Seminar arrangements: Organising seminars (accommodations, suitable location etc.) Also to assist other GMT members with seminar arrangements, meetings etc.
Travel Arrangements: The EA plan and coordinate travel arrangements for the executive, including booking flights, accommodations, transportation, and creating detailed itineraries.
Document Preparation: ensure that materials are well-prepared and aligned with the executive's style and preferences.
Confidentiality: Handling sensitive and confidential information is a crucial aspect of the role. The EA maintains discretion and confidentiality when dealing with sensitive matters.
Research and presentation: can conduct research on various topics, compile data, and prepare reports or summaries to assist the executive in making informed decisions.
Stakeholder Interaction: serve as a point of contact for internal and external stakeholders, relaying information, addressing inquiries, and maintaining positive relationships.
Gatekeeping: act as gatekeepers, managing access to the executive's time and attention, filtering information, and ensuring that the executive's priorities are maintained.



Office Manager main tasks:
Office management: Manage parcels and visitors creating a welcoming atmosphere, keeping up with office supply inventory, organize and maintain the office filing system. Also to maintain communication with vendors, service providers, and landlords.
Coordination: Point person for maintenance, mailing, shipping, supplies, equipment, bills, and errands.
Communication: Ensure timely communication regarding any updates on office related information. Support internal communication with various tasks
Budget responsibility: Manage office budget and order maintenance and supplies.
Office security management: The Office manager is responsible for ensuring the safety, security, and functionality of the office/site's physical environment. The role is managing the office's infrastructure, ensuring compliance with safety and environmental regulations, and handling general security measures.



Required Competence:
Outstanding organizational and time management skills.
High-level document management, including filing, organizing, and maintaining confidential records.
Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and office management software.
Excellent verbal and written communications skills.
Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
Strong problem-solving abilities and analytical thinking.
Ability to multitask and prioritize projects in a fast-paced environment.
Experience with planning, coordinating, and executing various types of projects.
Fostering a positive office culture and promoting employee engagement.
Strong customer service skills to support both internal and external stakeholders.
Proven experience with project management, budget management, and event coordination.
Fluent in Swedish and English is required for daily communication.
French language proficiency is a plus (reading, writing and/or speaking).
Basic knowledge in Environmental act/regulations is considered as an advantage.
Considerable experience in a similar role.



Who You Are:
To thrive in this role, you love working with people and you enjoy working in a constantly evolving international company.


More about the position and how to apply:
Apply by EasyApply on LinkedIn.
We will be reviewing applicants ongoing. Icomera welcomes candidates from all backgrounds, and we value a diverse and inclusive work environment.
Icomera is an employer with a collective agreement with TechSverige. If you have questions to our local union representatives, you may contact them at [email protected] or [email protected].


Does this sound like an interesting challenge for you?
Apply today and join our team!


About Icomera:
Icomera is the world’s leading provider of integrated connectivity solutions for trains, trams, buses, and coaches, serving millions of passengers and tens of thousands of vehicles on a daily basis. The IcoCrew now consist of 300+ employees globally. Icomera is headquartered in Gothenburg, Sweden, with main offices in the United States, Canada, the United Kingdom, Germany, France, Ireland, and Italy. Visa mindre

Applying to this job offers you the opportunity to join Volvo Group. Every day, across the globe, our trucks, buses, engines, construction equipment, financial services, and solutions make modern life possible. We are almost 100,000 people empowered to shape the future landscape of efficient, safe and sustainable transport solutions. Fulfilling our mission creates countless career opportunities for talents with sharp minds and passion across the group’s leading brands and entities. 
Group Finance contributes to realizing the vision of the Volvo Group by developing and providing a wide range of expert services from financial planning to accounting, business controlling, M&As;, financial reporting and investor relations. With Volvo Group Finance you will be part of a global and diverse team of highly skilled professionals who work with passion, trust each other and embrace change to stay ahead. We make our customers win.

Are you described as professional, organized, and supportive? Do you thrive in a global environment and always stay ahead of things? Then please continue to read, since we now are looking for an experienced Executive Assistant to join our team.
About us
Financial Control & Accounting (FCA) is a key function within Group Finance, reporting to the CFO of the Volvo Group. FCA is responsible for ensuring that the financial performance is accurately reflected for Business Areas, Truck Divisions, Group Functions and legal entities within the Volvo Group. We also handle local tax compliance in several regions and are responsible for the finance global delivery centers in Poland and India, focusing on operational excellence. With approximately 1,400 employees in over 50 countries, we are closely integrated with local business operations. 
FCA is on an exciting journey to develop our organization and people while continuing to digitalize and optimize our processes.


About the position

In this position you will work side by side with our Senior Vice President and the Global Management Team. You will have the opportunity to work together with highly skilled colleagues in a diverse, global environment. Your responsibilities will include proactive ownership and safeguarding of a busy executive calendar, coordinating meetings and projects with key stakeholders and managing time effectively. You will support the global management agenda and our global communication. No two days are the same, and we offer an interesting and developing job.
You should be an experienced user of digital tools and systems, with an innovative mindset and an interest in inventing new and efficient ways of working.
As a key player in coordinating the overall FCA global management agenda and related activities, you will play an important role in ensuring that FCA operates optimally.
You will report to the SVP FCA and be a member of the global FCA management team.

Who are you?
To be successful in this role we believe that: 
You are comfortable with working proactively and independently in an international environment with relatively high pace 
You are structured and well organized
You have excellent communication-, interpersonal- and networking skills
You are service-minded with a positive mindset
You have a high level of personal integrity and ability to handle sensitive and confidential information
You pay attention to details and possess a high level of professionalism; you deal directly and forthrightly with all stakeholders
You are flexible and enjoy performing a wide range of tasks, responding to changes in direction and priorities, accepting new challenges, responsibilities and assignments
You are well advanced within the area of Digital & IT and easily can handle different digital communication channels and tools (such as: Office 365, Teams, SharePoint, OneNote, PowerPoint etc.)
You preferably have experience from assistant roles, working closely with senior management
As we are a truly global and diverse company you also need great communication skills in Swedish and English. 
Location:  Volvo Group Headquarters in Lundby, Göteborg
Are we a perfect match?
Do you recognize yourself in the description above? If so, we want you to be part of our team! We promise you some truly exciting challenges and the opportunity to work with skilled colleagues in a global environment that offers professional and personal development opportunities.

For further information please contact:
Nina Korfu-Pedersen, Senior Vice President Financial Control & Accounting, [email protected].
Katrina Munro, Director HR Financial Control & Accounting, [email protected].
Selection process will be ongoing so we encourage you to apply as soon as possible. Last application date is November 23rd, 2024
We value your data privacy and therefore do not accept applications via mail. Visa mindre

Evinova är ett innovativt hälsoteknologiskt företag med ambitionen att leverera branschledande digitala hälsolösningar till sjukvårdssamhället, för att förbättra patienternas upplevelse och resultat. Det är ett oberoende företag som ingår i AstraZeneca-gruppen.

Har du en imponerande meritlista som personlig assistent eller senior administratör, enastående organisationsförmåga och förmågan att utföra flera uppgifter samtidigt? Vi söker nu en person för ett konsultuppdrag hos AstraZeneca på 18 månader i Göteborg. Det här är en spännande möjlighet att ta sig an en utmanande och omväxlande roll.

Vi intervjuar löpande så vänta inte med din ansökan!

Om tjänsten
Ditt fokus kommer att ligga på att tillhandahålla högkvalitativt professionellt PA-stöd till chefen för digitala patient- och platsprodukter och verkställande direktören för digital andning och inflammation. Du kommer också att vara med och bygga upp Evinova community i Göteborg. Som framgångsrik kandidat kommer du att vara en individ med höga krav, entusiasm och en passion för lärande, tillsammans med utmärkta kommunikationsförmåga, ett proaktivt förhållningssätt och självförtroende att agera självständigt.

Uppmärksamhet på detaljer och starka organisatoriska färdigheter kommer att vara nyckeln till framgång i denna roll eftersom du kommer att behöva agera på portfölj- och intressenthanteringsspecifika uppgifter, hantera komplexa kalendrar, koordinera interna och externa möten, bearbeta utgifter, hantera komplexa researrangemang inklusive resor visum, samt organisera och förbereda material för viktiga möten, evenemang och kommunikationer.

Du arbetar ofta självständigt och måste kunna svara på förändringar i kunders och intressenters krav med flexibiliteten att anpassa dig till förändrade situationer.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
• Proaktiv dagbokshantering
• Omfattande och proaktiv planering av researrangemang, inklusive flyg, boende, flygplatstransport, bilbokningar, tåg etc. (förbereda resepaket/resplaner)
• Internt/externt mötesarrangemang och support
• Uppgifter inom facility, skapande av inköpsorder, fakturahantering och annan ekonomisk administration
• Onboarding av nyasntällda (beställa IT-utrustning, boka in möten, tilldela en kompis etc)
• Stödja utarbetande av presentationsmaterial för avdelningschef samt förbereda dagordningar och protokoll för specifika möten
• Samarbeta med det bredare Digital Health PA/admin-teamet för att tillhandahålla specialistprojektbaserat administrativt stöd vid behov
• Underhålla databaser och distributionslistor

Vem är du?
• Tidigare PA Erfarenhet med energi och passion för rollen
• Utmärkt kommunikationsförmåga, på engelska och svenska
• Utmärkt organisationsförmåga
• God affärsmedvetenhet med känslighet för mycket konfidentiell information
• Meritlista för att hantera och lösa utmaningar snabbt och effektivt
• Erfarenhet av en mängd olika mjukvaror/system, inklusive online mötessystem
• Utmärkt teamarbete, nätverkande och påverkande färdigheter och förmåga att engagera relevant AstraZeneca-personal och ledare för att utveckla lösningar.

Meriterande för rollen:

• Erfarenhet av event- och konferensledning.
• Erfarenhet av att arbeta i en global företagsorganisation
• Erfarenhet av att arbeta i system som Coupa, Concur, Microsoft system, MS Teams, Zoom


Om verksamheten
Evinova drar nytta av AstraZenecas djupa erfarenhet av att utveckla nya terapier, informerade av insikter från tusentals patienter och kliniska forskare. Tillsammans kan vi påskynda leveransen av livsförändrande läkemedel, förbättra designen och leveransen av kliniska prövningar för bättre patientupplevelser och resultat, och tänka mer holistiskt om patientvård före, under och efter behandling. Vi vet att tillsynsmyndigheter, vårdpersonal och vårdteam vid kliniska prövningsplatser inte vill ha ett splittrat tillvägagångssätt. De vill inte ha en framtid där varje läkemedelsföretag tillhandahåller sina egna, annorlunda digitala lösningar.
De vill ha lösningar som fungerar över hela sektorn, förenklar deras arbetsbörda och gynnar patienter i stort. Genom att föra våra lösningar till det bredare hälso- och sjukvårdssamhället kan vi hjälpa till att bygga mer enhetliga metoder för hur vi alla utvecklar och distribuerar digital teknik, vilket bättre servar våra team, läkare och i slutändan patienter. Evinova representerar en unik möjlighet att leverera meningsfulla resultat med digitalt och AI för att tjäna det bredare inom området. Visa mindre

Group Finance contributes to realizing the vision of the Volvo Group by developing and providing a wide range of expert services from financial planning to accounting, business controlling, M&As;, financial reporting and investor relations. With Volvo Group Finance you will be part of a global and diverse team of highly skilled professionals who work with passion, trust each other and embrace change to stay ahead. We make our customers win.

Are you described as professional, organized, and supportive? Do you thrive in a global environment and always stay ahead of things? Then please continue to read, since we now are looking for an experienced Executive Assistant to join our team.







About us


Financial Control & Accounting (FCA) is a key function within Group Finance, reporting to the CFO of the Volvo Group. FCA is responsible for ensuring that the financial performance is accurately reflected for Business Areas, Truck Divisions, Group Functions and legal entities within the Volvo Group. We also handle local tax compliance in several regions and are responsible for the finance global delivery centers in Poland and India, focusing on operational excellence. With approximately 1,400 employees in over 50 countries, we are closely integrated with local business operations. 



FCA is on an exciting journey to develop our organization and people while continuing to digitalize and optimize our processes.


About the position


In this position you will work side by side with our Senior Vice President and the Global Management Team. You will have the opportunity to work together with highly skilled colleagues in a diverse, global environment. Your responsibilities will include proactive ownership and safeguarding of a busy executive calendar, coordinating meetings and projects with key stakeholders and managing time effectively. You will support the global management agenda and our global communication. No two days are the same, and we offer an interesting and developing job.



You should be an experienced user of digital tools and systems, with an innovative mindset and an interest in inventing new and efficient ways of working.



As a key player in coordinating the overall FCA global management agenda and related activities, you will play an important role in ensuring that FCA operates optimally.



You will report to the SVP FCA and be a member of the global FCA management team.

Who are you?

To be successful in this role we believe that: 

You are comfortable with working proactively and independently in an international environment with relatively high pace 

You are structured and well organized

You have excellent communication-, interpersonal- and networking skills

You are service-minded with a positive mindset

You have a high level of personal integrity and ability to handle sensitive and confidential information

You pay attention to details and possess a high level of professionalism; you deal directly and forthrightly with all stakeholders

You are flexible and enjoy performing a wide range of tasks, responding to changes in direction and priorities, accepting new challenges, responsibilities and assignments

You are well advanced within the area of Digital & IT and easily can handle different digital communication channels and tools (such as: Office 365, Teams, SharePoint, OneNote, PowerPoint etc.)

You preferably have experience from assistant roles, working closely with senior management

As we are a truly global and diverse company you also need great communication skills in Swedish and English. 

Location:  Volvo Group Headquarters in Lundby, Göteborg

Are we a perfect match?

Do you recognize yourself in the description above? If so, we want you to be part of our team! We promise you some truly exciting challenges and the opportunity to work with skilled colleagues in a global environment that offers professional and personal development opportunities.

For further information please contact:

Nina Korfu-Pedersen, Senior Vice President Financial Control & Accounting. Phone: +46 73 902 98 57. Email: [email protected].

Katrina Munro, Director HR Financial Control & Accounting. Phone: +46 73 902 65 12. Email: [email protected].

Selection process will be ongoing so we encourage you to apply as soon as possible. Last application date is November 23rd, 2024

We value your data privacy and therefore do not accept applications via mail. Visa mindre

Vi söker nu en erfaren och självgående VD-assistent för ett långsiktigt deltidsuppdrag, cirka 2-3 dagar per vecka, till vår kund med kontor i centrala Göteborg. I rollen kommer du att stötta och avlasta VD med administrativa och operativa uppgifter för att säkerställa effektiva processer i en dynamisk och internationell miljö. Verksamheten är global och du kommer att ha internationell kontakt med kollegor och samarbetspartners.

Om uppdraget

VD har en central roll i den nordiska verksamheten och behöver extra support i takt med att de expanderar och genomgår större integrationsprojekt. Du kommer att vara ett viktigt stöd och ta ansvar för allt från daglig kontorsdrift till ekonomi och HR-administration.

Detta är ett konsultuppdrag på deltid med start så snart som möjligt. Du får möjligheten att arbeta i en internationell miljö med varierande arbetsuppgifter och stora möjligheter att påverka. Uppdraget är långsiktigt med omfattning på ca 50-60%.

Som VD-assistent kommer du att:

Hantera kontorets drift och vara kontaktperson för kontorsrelaterade frågor
Sköta inkommande samtal och mail
Planera och arrangera interna och externa möten och event
Boka och koordinera resor för medarbetare och konsulter
Ansvara för inköp av kontorsmaterial och IT-utrustning
Säkerställa att hälsa och säkerhet på kontoret följs
Assistera vid projektadministration och fakturering
Stötta chefer i verksamheten med löneadministration i samarbete med extern lönepart
Ansvara för administrativa uppgifter kopplade till avtal, kunduppgifter samt försäkringar


Kvalifikationer

För att lyckas i rollen ser vi att du har:

Erfarenhet av administrativa roller, gärna som VD-assistent eller Office Manager
Utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter både på svenska och engelska
God IT-kunskap och erfarenhet av MS Office samt ERP-system, särskilt Microsoft Dynamics, är meriterande
En proaktiv inställning med förmåga att självständigt ta initiativ och driva på uppgifter
Ett noggrann och strukturerat arbetssätt med god förmåga att hålla koll på många olika ansvarsområden
Starka planeringsfärdigheter i en snabb föränderlig miljö är av stor vikt och du får gärna komma med förbättringsförslag


Som person är du prestigelös, är uppmärksam på detaljer och har god problemlösningsförmåga.

Intervjuer sker löpande så skicka in din ansökan så snart som möjligt. Vid frågor kontakta Sofia Hallberg, [email protected] alt 076-341 22 72. Du ansöker med bifogat CV på flipr.se. Läser du denna annons i din telefon? I så fall kan du ansöka direkt med din Linkedin-profil utan att bifoga CV och personligt brev.

Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Zeppelin Sverige AB är exklusiv återförsäljare för Caterpillar Inc. i Sverige och erbjuder nya och begagnade entreprenad- och gruvmaskiner, uthyrningstjänster samt motorer och elgeneratorer. I utbudet finns mer än 100 maskintyper, från minigrävmaskiner till gigantiska gruvtruckar. Maskinerna är driftsäkra, bränsleeffektiva och bygger på modern teknologi. I segmentet för motorer och generatorer är Zeppelin en ledande leverantör av lösningar för applikationer inom industri, marin och järnväg. Den svenska verksamheten är komplett med försäljning, service, finansiering och uthyrning. I organisationen finns gedigen kunskap hos servicetekniker och ingenjörer som servat Caterpillar-produkter under årtionden. Zeppelin tar hand om kunder i hela Sverige och har cirka 520 anställda på 14 platser från norr till söder. Zeppelin Sverige AB är en del av den tyska Zeppelin-koncernen. Mer information finns på zeppelin-cat.se.



Om tjänsten

Vi söker någon som vill växa med oss! Som Ledningsassistent arbetar du nära ledningsgruppen i Zeppelin Sverige som består av tio personer. Arbetet är varierande och innebär att stötta med t ex administrativa uppgifter, koordinering och driva eller medverka i olika projekt. Det är en bred och varierande roll med olika uppgifter, med fokus på att underlätta ledningsgruppens vardag och även en möjlighet att få växa och utvecklas inom bolaget.

Exempel på arbetsuppgifter:
* Support, stöttning och förberedelser till ledningsgruppen
* Ansvara för administrativa uppgifter och rapportering
* Koordinera kommunikation
* Förbereda material och underlag inför möten
* Lunchbeställningar och andra förberedelser inför möten
* Förbereda och behandla extern och intern kommunikation
* Protokollskrivning vid t ex ledningsmöten
* Boka resor och koordinera kalendrar
* Planera och organisera relevanta event och projekt

Vi ser att rollen som Ledningsassistent är varierande och utåtriktad där du blir navet för ledningen i att skapa struktur och administrativ ordning och reda. Då det finns goda möjligheter att utvecklas i bolaget så ser vi gärna någon som ser denna roll som en start på en resa med Zeppelin Sverige AB.

Din bakgrund:
* Relevant högskole- eller universitetsutbildning
* Erfarenhet från administration
* Mycket goda datakunskaper i Officepaketet.
* Svenska och engelska flytande i tal och skrift

Din profil:

För att lyckas i jobbet behöver du vara självständig, strukturerad och drivande. Då du har mycket kontakt med olika delar i företaget, inklusive internationella, måste du ha lätt för att samarbeta, är kommunikativ och tillmötesgående. Som person har du skinn på näsan och är inte rädd för att ta egna initiativ. Då du är en del av ledningsgruppen har du hög integritet och strävar hela tiden för att vara en förebild i organisationen.

Vi erbjuder:
* En varierad roll i ett snabbfotat företag.
* Du får möjlighet att representera ett av världens starkaste varumärken.
* Zeppelin Sverige AB är en stabil arbetsgivare med goda anställnings- och arbetsvillkor.
 

Placering: Huvudkontoret i Landvetter

Frågor? Ring Carina Almquist, HR Director på telefon: 0703-560495 Unionens representant, Andreas Barås på telefon: 0703-588207

Intresserad? Skicka din ansökan senast den 20:e oktober 2024. Vi gör löpande urval och tillsättning, så skicka gärna din ansökan så snart som möjligt. Visa mindre

Om tjänsten

Vi söker tillsammans med vår partner Dynamic Group en prestigelös ekonomiadministratör. Har du erfarenhet inom bokföring och söker en omväxlande samt utvecklande roll? Vill du vara en del av ett innovativt och kreativt team där ditt arbete bidrar till framgång hos flera spännande varumärken? Hos Dynamic Group erbjuds en dynamisk och internationell arbetsmiljö där du får chansen att växa professionellt och personligt.



Dynamic Group, grundat 2004 av Lars och Ragnhild Jacobsson, är en diversifierad koncern som omspänner flera olika varumärken inom varierande branscher. Deras gemensamma mål är att förändra världen. Som en del av deras team får du chansen att:



Arrangera ett av världens mest prestigefyllda rödamattan-event, The Perfect World Foundation Award, som gästats av bland andra Sir. David Attenborough, Prins Albert II av Monaco och Kristin Davis. 2024 tilldelas hederspriset till världsartisten Ellie Goulding. 
Arbeta med TEXEL Energy Storage för att utveckla framtidens energiteknik och bidra globalt till utfasningen av fossila bränslen.
Genom Sveriges största resebyrå för volontärer, Volontärresor AB, stödja globala projekt genom att skicka volontärer världen över.
Engagera dig i verksamheter som Bohus-Malmöns Marina och den ideella organisationen The Perfect World Foundation, som arbetar för djur- och naturvård.


Utöver att få vara en del av olika spännande event kommer du som ekonomiadministratör ansvara för administrativa och ekonomirelaterade uppgifter. Du kommer därför spela en viktig roll i att driva gruppen framåt eftersom du kommer att arbeta med alla delar inom Dynamic Group. 

Sammanfattningsvis kommer dina arbetsuppgifter innebära:

Bokföring    
Hantering av fakturor och betalningar
Sköta inköp 
Tillhörande administration 
Hålla ordning på själva kontoret och tillhörande kontorsuppgifter
Stötta teamet i övriga uppgifter

Vi söker dig som 
Har en eftergymnasial utbildning inom ekonomi
Har erfarenhet av bokföring
Trivs med administrativa arbetsuppgifter 
Talar och skriver flytande svenska och engelska 


För att trivas i rollen är du prestigelös som person och trivs med omväxlande arbetsuppgifter. Som person är du noggrann, strukturerad och engagerad för att säkerställa att ditt arbete håller hög kvalitet. Du är en lagspelare som är flexibel och nyfiken. Eftersom Dynamic Group är ett företag med likheter med en start-up miljö förväntar vi oss att du trivs i en dynamisk miljö där varje dag kan se annorlunda ut.

Om rekryteringsprocessen och anställningen
Detta är en rekrytering där du blir anställd hos Dynamic Group med en inledande provanställning. Vänligen bifoga både CV och personligt brev i samband med din ansökan. Genom rekryteringsprocessen kommer löpande urval att tillämpas. Annonsen kan således komma att stängas ner innan tjänsten är tillsatt.

Omfattning: Heltid på kontoret 08:00-17:00
Start: Så snart som möjligt, enligt överenskommelse
Placering: Göteborg, Kungsgatan 48
Kontaktperson: Caroline Finlöf, [email protected]
Lön: Fast månadslön 

Om OIO

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are. Visa mindre

Göteborg & Co:s mål är att få fler att upptäcka och välja Göteborg. Det görs genom att i bred samverkan leda och driva utvecklingen av Göteborg som hållbar destination så att alla som lever och verkar här gynnas av en växande besöksnäring. Göteborg & Co är en del av Göteborgs Stad. Läs mer på goteborgco.se.

ARBETSUPPGIFTER
Göteborg & Co erbjuder en spännande möjlighet för dig som vill arbeta som VD-assistent. Du kommer att arbeta nära VD med allt från daglig planering till att förbereda material inför möten och projektbaserade arbetsuppgifter. På ett mindre kommunalt bolag med ca 100 personer har vi ett nära samarbete mellan alla avdelningar och kollegor. Kontakter med Stadshus AB och våra dotterbolag i klustret förekommer också kontinuerligt.

Arbetsuppgifterna innebär främst:
- planering och prioritering av VD:s tid, kalender och besök
- administrativt stöd till VD i förekommande frågor, t.ex. mailkorrespondens
- bereda ledningsgruppsagenda och säkerställa kvalitativ leverans av underlag
- administrativt arbete kring styrelsen (styrelseutskick, agenda, möteskallelser, bokning av resor)
- planera och operativt genomföra bolagsövergripande möten, konferenser och kundevenemang
- i övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant akademisk examen och erfarenhet av att arbeta som executive assistent eller med liknande arbetsuppgifter. Vidare har du har erfarenhet av administrativt styrelsearbete och goda datorkunskaper (Microsoft Office och affärssystem).

För att trivas på jobbet behöver du vara en god skribent på både svenska och engelska, med vana att formulera texter då du korresponderar i både VD och styrelseordförandes namn. I tjänsten ingår även att skriva mötesanteckningar och protokoll för ledningsgruppen.

Som person tycker du om och har lätt för att samarbeta med andra samt tar ansvar för dina arbetsuppgifter. Du arbetar effektivt under stress och kan balansera olika krav. Vidare är du van problemlösare med mycket god förmåga att kunna prioritera och skapa en struktur för både ditt och andras arbete.

Vi är stolta över vårt hållbarhetsarbete på bolaget och vi hoppas att du har intresse för och ser vikten av dessa frågor. Kunskap om offentlig verksamhet är meriterande.

Övrigt
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start enligt överenskommelse. Välkommen med din ansökan, via goteborgco.se, sista ansökningsdag är den 2024-08-21. Vid frågor om tjänsten kontakta Maria Bergman, HR-chef ([email protected]) eller Karin Richardsson, HR Business Partner ([email protected]).

Vi har tagit ställning till rekryteringskanaler och undanber oss därför samtal/mail kring detta. Visa mindre

Are you a professional and skilled Executive Assistant looking for a new challenge?

We are now looking for a professional and experienced Executive Assistant to the SVP Central East & East and to the SVP South West & International, Volvo Financial Services.

The position involves a high level of responsibility and requires commitment, high level of integrity, loyalty and a positive mindset. You will get the opportunity to work together with highly skilled senior colleagues in an exciting, global environment. We offer you a challenging job with a large portion of independence which provides opportunities to develop both professionally and personally. You will work in close collaboration with various stakeholders and you will play an important role in making our function work efficiently.

Volvo Financial Services

Volvo Financial Services is the global financial solutions provider for the Volvo Group and its customers and dealers. Our services are important to the Group in terms of customer satisfaction, growth, competitive advantage and product affordability. We offer leasing, installment financing, insurance solutions, rentals, repair and maintenance contracts, dealer financing and many other services, depending on the market. We work closely with each Business Entity of the Volvo Group.
In this position you´ll be a key player in coordinating the overall management agenda and all related activities for the two Senior Vice Presidents of Volvo Financial Services.

Key skills & qualifications

As executive assistant, the most important skills are high level of personal integrity and ability to handle sensitive and confidential information
You need to be comfortable in working independently and working in a high pace in an international environment
You need to be highly structured, very well organized, have excellent communication-, interpersonal- and networking skills
Service-minded and a pro-active mindset
Ability to cooperate smoothly and with the ability to multi-task within the function
Good decision-making skills and attention to details
Excellent written and verbal communication skills
Strong coordination and organization skills.
Language skills – you must be fluent in spoken and written Swedish and English
Good knowledge of the IT systems used within Volvo
Knowledge of Volvo Group organization and administrative routines and systems


Background
We think you have experience from senior assistant roles, preferably also from routines and processes within the finance community.


Are you ready to make a difference?
At VFS we are actively working to establish groupings that will take maximum advantage of the strength inherent in differences in knowledge, experience, age, gender and nationality, etc. We find that well balanced working groups increases group dynamics, creativity and new approaches to solutions. Visa mindre

Executive Assistant

Are you a seasoned Executive Assistant looking to broaden your experiences? This is a unique opportunity for you who are structured, creative and wholeheartedly service minded to make an impact at one of the largest industrial projects currently under construction in Europe. Be part of the coordination of a project that stands out from the crowd!

We are building a state-of-the-art Gigafactory that will be one of the largest cell production facilities in Europe. We are now looking for a Executive Assistant to join our Facility & EPC team!

Volvo Cars is one of the most well-known and respected car brands in the world. Northvolt is a leading supplier of sustainable, high-quality battery cells and systems, dedicated to delivering the world’s greenest lithium-ion battery.

Together, we have formed a joint venture, NOVO Energy, to power the next generation of pure electric Volvo cars.

What you will do

Your work will be twofold. As Executive Assistant to the Sr. Director of Facility & EPC you will act as the right hand of the Sr. Director of Facility & EPC, supporting them in their day to day work. You will also act as Function Coordinator. This role includes the gathering and presentation of important metrics, packaging them in a qualitative and descriptive way, as well as Sharepoint management. You will also set up function meetings, support in event coordination and similar activities.

Your responsibilitie s will include:

- Scheduling and managing the calendar for Sr. Director of Facility & EPC, identifying clashes as well as acting as a first point of contact between them and other stakeholders and functions
- Schedule and manage travels, event coordination and expense reporting for Sr. Director of Facility & EPC
- Take notes and identify need for follow up in meetings of a large variety
- Facilitate monthly all hands meetings for the Facility & EPC function, collecting relevant data as well as making sure it is presentable in an informative way
- Take charge of the function Sharepoint, keeping it up to date and with relevant information
- Assist with various tasks such as seating plans, Powerpoint presentations

Skills & Requirements

As a person you are a team player with a high level of discretion and decision making ability. You are detail oriented and highly structured in your work and are able to prioritise between tasks as needed. You have a proven track record of keeping deadlines, and thrive in an environment where you independently can set up your work.

We also believe that you have:

- Minimum 2-5 years of experience in a similar coordinating role
- Excellent knowledge in office package, including presentation tools
- Previous experiences from the construction industry is strongly preferred
- Excellent English, both spoken and written, is required for this position. Swedish is meritorious but not required.



Volvo Cars is one of the most well-known and respected car brands in the world. Northvolt is a leading supplier of sustainable, high-quality battery cells and systems, dedicated to delivering the world’s greenest lithium-ion battery. Together, we have formed a joint venture, NOVO Energy, to power the next generation of pure electric Volvo and Polestar cars.

Our Gigafactory in Gothenburg will be one of the largest cell production facilities in Europe, with a potential annual cell production capacity of up to 50 gigawatt hours (GWh) - thereby enabling a supply of batteries for approximately half a million Volvo and Polestar cars per year. Our state-of-the-art R&D facility will gather leading expertise from all over the world, to create the next generation battery cells.

You can read more about this joint venture in these press releases, here and here. Visa mindre

Volvo

Are the words professional, organized and supportive words that people use when describing you? Do you always make sure that you are in control and ahead of things? Then please continue to read, since we now are looking for an experienced Management Coordinator and Executive Assistant! 
In this job you will play an important role making sure the agenda is supporting and driving the expected results driven by the Management team, which you are a part of. 

About us
Whether our people work in an office, factory, warehouse, customer center or dealership, in Volvo Group Real Estate we create work environments where people thrive, every day. It is our ambition to create industry leading work environments, secure an optimized property portfolio and deliver high quality services and projects. We are a global team of about 300 real estate professionals, acting as true business partners to all our stakeholders. We support Volvo Group in 60 different countries and more than 600 sites, throughout the entire property lifecycle, from acquisition to divestment. We believe we can always learn and improve, and we know this is best done together.  


About the position

In this position you will work side by side with our Senior Vice President and the Executive Management Team. Responsibilities include the proactive ownership (and safe guarding) of a busy top executive calendar and to coordinate complex meetings and projects by working directly with key stakeholders. For sure, you need a proven ability to plan ahead and manage time effectively. Not one day is the same and we promise you an exciting and developing job. 

You will help with reading, researching and routing correspondence; drafting letters and documents; collecting and analyzing information; manage travel arrangements and events and ensure that all duties are completed in an organized and timely manner. You are sharp when taking meeting minutes and you are an excellent user of digital tools and systems. You have an innovating mindset and enjoy inventing new and efficient way of working. 

This is a great opportunity if you would like to develop leadership skills together with senior leaders in a truly global company. You will be an active member of the Real Estate Executive Management Team (REMT) and you report to the SVP Group Real Estate.


Who are you?

To be successful in this role we believe that:
* You are a good listener with high integrity; transmitting information accurately and understandably.
* You are flexible;  you enjoy performing a wide range of tasks, responding to changes in direction and priorities, accepting new challenges, responsibilities and assignments. 
* You pay attention to details and possess a high level of professionalism; you deal directly and forthrightly with all stakeholders.
* You are good at planning and to organize; you anticipate and draw inferences about the future and structure resources and actions in a logical manner by taking the lead.
* You are well advanced within the area of Digital & IT and can easily handle different digital communication channels and tools (such as: Office 365, Teams, SharePoint, OneNote, PowerPoint etc.)
* You have a university degree.

As we are a truly global and diverse company you also need great communication skills in English.


Are we a perfect match?

Do you recognize yourself in what is described above? Well, then we want you to be part of our team! We can’t promise you an effortless job, but we can promise you some really skilled colleagues and some truly exciting challenges to work with. You will work in a global environment that provides development opportunities, both professionally and personally. 

At Volvo Group we want you to prosper and be happy, because when you succeed, we succeed. We are eager to learn from you and you will get fantastic opportunities to learn and develop with us. So, if you are a person who is ready to take some actions - then we are hoping to hear from you! 
At Group Real Estate we are actively working to establish team that will take maximum advantage of the strength inherent in differences in knowledge, experience, age, gender and nationality, etc. We find that well balanced working groups increases group dynamics, creativity and new approaches to solutions.
Location: The location of the position is in Gothenburg, Sweden.
Travel: Occasional travelling will be required.

Curious, or any questions? 
Hiring Manager: Cecilia Persson 
Senior Vice President, Volvo Group Real Estate 
Last application date: 2024-04-21
Apply now. We continuously evaluate candidates.  


We value your data privacy and therefore do not accept applications via mail. 
Group Real Estate is part of Volvo Group - and our ambition is to create work environments where people thrive, every day. We are a global team of real estate professionals, acting as true business partners to our stakeholders, in more than 60 different countries and 600 sites. Volvo Group Real Estate operate throughout the entire property lifecycle, from acquisition to divestment. We believe we can always learn and improve, and we know this is best done together. Visa mindre

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.



Din roll

Vi söker en dynamisk och engagerad assistent för att stödja cheferna för tillverkningen vid vår site i Kallebäck, Göteborg.

Du kommer vara nyckeln till effektiviteten och smidigheten i vårt dagliga arbete.


Dina huvudsakliga uppgifter kommer bestå av:



*

Administrativt stöd till cheferna för produktionsverksamheten i Göteborg.
*

Utbildningsadministration
*

Planera, boka och koordinera möten samt att möteslokaler
*

Reseplanering



Du kommer även ingå i assistentgruppen för produktion där du stöttar hela produktionsavdelningen med administrativt arbete.

I samråd med cheferna för produktionsverksamheten kommer du att planera, strukturera och följa upp enhetens ledningsmöten, förbereda agenda och vid behov själv ta fram material inför möten samt följa upp åtgärder.

Du svarar för viss informationsspridning inom enheten och stöttar enhetens medarbetare med administrativt arbete.





Din profil



För att lyckas i rollen behöver du ha

*

Erfarenhet av att arbeta självständigt, kunna prioritera och fatta egna beslut gärna som assistent eller i en liknande roll
*

Ett serviceinriktat arbetssätt
*

Mycket god förmåga att arbeta på ett strukturerat och effektivt sätt
*

Lätt för att samarbeta och skapa goda arbetsrelationer
*

Förmåga att samarbeta med olika team
*

Ha integritet, vara lyhörd och flexibel vad gäller förändrade förutsättningar och snabbt uppkomna situationer
*

Utmärkta kommunikationsfärdigheter
*

Bra helhetssyn
*

Goda kunskaper i engelska i både tal och skrift
*

Kunskap i Workday är meriterande då administration av utbildningar är en stor del av tjänsten
*

Gymnasiekompetens, det är meriterande om du även har eftergymnasial utbildning inom relevant område



Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.



Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd.



För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap.



Vänligen observera att vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum har gått ut.



Placeringsort: Göteborg



Vad du blir en del av

Bakom våra innovationer finns alla de som har gjort det möjligt. Modiga pionjärer och kluriga tänkare. Vardagshjältar och kreativa problemlösare. De som delar djup kunskap och de som utforskar nya områden. Och alla däremellan.

Här har du chansen att påverka och bidra på ditt unika sätt. Allt från att utveckla kod och bygga imponerande försvars- och säkerhetslösningar till att ta en kaffe med en kollega. Varje bidrag räknas. Vi ger dig möjlighet att anta utmaningar och skapa smarta innovationer. I vår vänliga och tekniksmarta värld finns plats för dig att växa. Vi finns här för att tillsammans skapa trygghet för människor och samhällen.

Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med uppdrag att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidrar till trygghet för människor och samhällen. Med 22 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.

Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här



Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Business Support Coordinator

Hays Life Science is looking for a new consultant to become a Business Support Coordinator at AstraZeneca in Gothenburg, Sweden. The assignment is one year long with a preferred start in the middle of April 2024.

Are you an experienced administrator with a can-do attitude? Do you enjoy working in a dynamic global setting? Do you enjoy interacting with people? Join our team and support the delivery of life-changing medicines for patients! At AstraZeneca, we put patients first and strive to meet their unmet needs worldwide. Working here means being entrepreneurial, thinking big and working together to make the impossible a reality.

Within the Business Support Team in Late-Stage Development Cardiovascular, Renal and Metabolism (CVRM) at AstraZeneca we have a clear vision to be recognized as a global world-class support function that drives business success.

We are now looking for a service minded Business Support Coordinator to join our team in Gothenburg, Sweden.



What You'll do

You will provide PA-support to global leaders in a dynamic and complex business environment. You will also provide global operational support to staff in Late CVRM. Responsibilities will vary from traditional administrative tasks, project coordination, design and preparation of presentation materials, management of SharePoint sites, f2f/virtual meeting facilitation to diary management.



Responsibilities

* Proactive calendar management for senior leaders and line managers including travel arrangements and coordination of meetings in different time-zones. Proactively resolve calendar conflicts, prepare meeting materials and presentations as well as more hands-on meeting support.

* Independently manage the set-up and logistics for meetings, booking meeting rooms, prepare agendas, presentations and take meeting minutes as needed.

* Provide project support for various projects within Late CVRM.

* Set-up and manage documents and materials in Microsoft 365 applications.

* Manage and create purchase orders in Coupa. Travel bookings and expense reports in Concur.

* Resolve complex queries and issues to meet stakeholder and business requirements.



Who we think you are

We believe that you are enthusiastic, highly flexible, open to change, goal-oriented and understand the value of putting customers first. You can self-lead and proactively identify opportunities within our business where you can add value. You have excellent technical skills and excellent knowledge of Microsoft 365. You have experience from PA-support and working in a multicultural global setting. You feel comfortable with multiple priorities and changing agendas. You have a sense of flexibility as no two days are alike.



Essentials for the role

* Excellent interpersonal and communication skills

* Experience of diary management

* Tech-savvy, proficient in Microsoft 365 and virtual meeting technologies

* Resourceful with ability to anticipate needs, manage multiple priorities with tight deadlines.

* Strong self-starter, independent and pro-active with ability to work well in a team environment.

* Relevant administrative experience with senior stakeholders

Desirable for the role

* Relevant professional administration qualification

* Highly skilled expert user of relevant IT-systems

* Good knowledge and skills in graphic design and presentation design

So, what's next?

Do you value giving outstanding service and support to the business and love working in a fast-paced environment? Do you enjoy continuously growing and developing your skills in the areas of administration, support, and project coordination? Are you ready to bring innovative ideas and fresh thinking to the table? Perfect! We have one seat available, and we hope it's yours. Visa mindre

Vår kund, verksam inom fordonsindustrin, är inne i en expansiv fas och behöver nu anställa en Business assistant. Du kommer att stödja avdelningschefer med administrativa uppgifter och ingå i ett team med mycket erfarna och motiverade kollegor.


I arbetsuppgifterna ingår bland annat:

* Kalenderkoordinering
* Upprätta dagordningar
* Samordna möten
* Planera och koordinera event och konferenser
* Planera och koordinera resor och bokningar
* Bistå i olika projekt och ärenden

Din profil:
För att lyckas i denna roll bör du ha några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från ett något större bolag. 
Du är van att sköta flera arbetsuppgifter samtidigt och har förmågan att kunna prioritera bland dessa. Vidare tycker du om att ge god service och är prestigelös som person.

Det är även viktigt att du är driven, arbetar proaktivt och har en god affärsmässig förståelse och professionell framtoning. Obehindrad svenska samt engelska är ett krav. Du är tydligt strukturerad och levererar med stor noggrannhet och flexibilitet.
Uppdraget startar den 19 februari och beräknas pågå ca 7 månader framåt med möjlighet till förlängning.

Omfattning: Heltid
Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

För vår kund letar vi efter en Business Assistant.

Du kommer att arbeta inom en enhet inom Engineering med ett tydligt syfte att vara ledande. På avdelningen arbetar de i en rolig och högt tempo-organisation mitt i kundens resa mot elektrifiering. De erbjuder dig att arbeta i en framåtblickande och dynamisk miljö tillsammans med mycket erfarna och motiverade kollegor, vilket ger dig en unik möjlighet att arbeta inom roliga och djupt kunniga ledningsteam.

Vad du kommer att göra:

Din huvudsakliga ansvar är att stödja avdelningscheferna. Du stödjer med alla affärsrelaterade ärenden för att säkerställa bästa möjliga arbetsflöde.

Du kommer att vara en möjliggörare för att säkerställa att dagarna planeras så effektivt som möjligt och agera som ett gränssnitt mellan interna och externa affärsrelationer genom att hantera chefernas e-post, koordinering av kalender, dagordningar, townhalls och presentationsmaterial. Du kommer också att planera och koordinera möten, besök och evenemang, resor, tidsrapportering och andra administrativa uppgifter som ingår i den administrativa basomfattningen.

Passar du in på profilen?

Du har omfattande erfarenhet som affärsassistent eller flera års erfarenhet av en liknande stödjande roll.
Har ett proaktivt tillvägagångssätt när det gäller att lösa dagliga problem och att du alltid har med dig din serviceinriktade mentalitet.
Du är van att arbeta i högt tempo och snabbt föränderliga affärer, vilket ger dig ytterligare drivkraft och stimulerar din känsla av brådska, kreativitet och nyfikenhet.
Du analytisk, organiserad och har stor uppmärksamhet på detaljer.


Förmågan att planera och prioritera med en flexibel inställning och med hög integritet är andra styrkor som Volvo Cars värdesätter. Dina analytiska färdigheter är utmärkta och du är kunnig i alla Microsoft Office-applikationer. Du trivs med att arbeta både självständigt och i team. Dina utmärkta kommunikationsfärdigheter, både skriftliga och muntliga, hjälper dig att vara effektiv och självsäker i ditt arbete och i samarbete med olika intressenter på olika nivåer. Eftersom engelska är företagets språk vill de att du ska vara självsäker i att använda engelska språket dagligen och kräver flytande färdigheter både skriftligt och muntligt. Körkort B krävs.

Uppdraget är på heltid och på 100%. Vi erbjuder fast månadslön och semesterdagar i förskott

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.



Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella. Visa mindre

Are you someone who thrives in a dynamic environment, where your keen attention to detail and curiosity shine? If so, we want to hear from you!

As we continue to navigate exciting new horizons, we are looking for an experienced and dedicated professional to join us as our Executive legal assistant. You will play a vital role in supporting our Chief Financial Officer (CFO) and supporting the effective functioning of our corporate governance processes. You will also work closely with the Group management team including our CEO. With responsibilities ranging from Board administration to legal support, this role offers a unique opportunity for a detail-oriented legal professional to contribute to our continued success.

Some of your key responsibilities:
- Manage board-related tasks, including planning, preparing materials, administration of the board portal, handling changes, contact with board members and registrations with relevant authorities
- Contact with authorities such as Notary Public, European Companies Registration Office, and Swedish Customs Service
- Maintain and manage board minutes
- Manage contracts, including archiving, monitoring deadlines, and ensuring proper signing procedures.
- Handle Annual financial statements and other company-related documents
- Administrative support in legal matters, have control of the processes and provide support when needed
- Support the CFO and finance team with the finance administration, Finance portal, forecasting and budgeting process
- Administration of Competition compliance (training and maintenance) together with the Corporate Governance department

What you will experience
You will enjoy this position if you enjoy a diverse role where no two days are the same. You will be reporting to and working closely with our CFO, but also support other executive leaders, such as our CEO.

As a Stena Line employee in Sweden, we offer you an additional benefits package consisting of travel discounts, health allowance, well-being activities, access to a benefits portal, and much more.

We believe a hybrid solution between the office and working remotely will create the best environment for us to be creative, productive and find a work-life balance creating magic today and tomorrow.

Who you are
At Stena Line your personality matters as much as how good you are at what you do. Regardless of your role, welcoming, caring, and reliable guides you in your everyday work and the challenges you face.

With a curious mindset and a drive for planning, you’re always one step ahead. You hold excellent organizational skills and have a keen eye for quality in a structured way. Your flexibility, open-mindedness, and ability to provide creative solutions in unexpected situations will make you thrive in this role.

You are also a supportive and service-minded person who builds long-lasting relationships with both colleagues and other important stakeholders.

Qualifications:
- Experience from similar roles
- A degree in business administration, finance, law, or similar equivalent experience
- Exceptional organizational and time-management skills
- Discretion and the ability to handle confidential information with sensitivity.
- Experience with Powerpoint and Adobe experience
- Fluency in English and Swedish, it is a plus if you know any other languages

-It is a plus if you have previous experience in accounting 

Interested? 
This is a full-time, permanent position based in Gothenburg within our finance department. To apply, please register your profile and send in your CV in English as soon as possible but no later than February 11th, 2024. We are having an ongoing selection, so do not wait with your application. Please note that due to GDPR we do not accept applications via e-mail or postal service. We have collective bargaining agreements with Unionen, among others, who you can contact for more information.

If you have any questions regarding the position, you are welcome to contact Marica Derenstrand, CFO at [email protected] or about the recruitment process you are welcome to contact Hanna Gustavsson, Talent Acquisition Partner, [email protected]. 

Please note that we kindly decline any offers from recruitment or staffing agencies regarding this recruitment. 

About Stena Line
As a leader in sustainable shipping, Stena Line has Europe’s most comprehensive route network focusing on transportation of both passengers and freight. We have over 5,900 employees in our Stena Line family across Scandinavia, around the UK and the Baltics, contributing to our company.

Stena Line exists to be a trusted link between people, places, and societies. We play a vital role in keeping everything connected. We make sure people and goods arrive where they need to be, enabling business to thrive and societies to grow. We connect family and friends, and make it possible to explore new destinations or revisit favorite places.

We are committed to maintaining and developing a sustainable working environment, free from harassment, that gives equal opportunities to everyone. We embrace equality, diversity and inclusion – and welcome all applicants. Visa mindre

Vi letar efter en engagerad individ som vill spela en nyckelroll i vårt tillväxtorienterade team inom IT-sektorn. Hos Aveer AB, en del av en växande koncern inom konsultbranschen, behöver vi en person som kan fungera som länken mellan våra kunder och våra konsulter. Den här rollen är inte bara administrativ; den innebär att vara den centrala kontaktpersonen och driva processen för att matcha rätt uppdrag till våra konsulter.

Vi är Aveer, ett dynamiskt IT-konsultföretag och vi är just nu på en spännande tillväxtresa och söker en erfaren administratör som är redo att leda och ta ansvar för att växa och blomstra. Hos Aveer är alla möjligheter öppna för dem med stora visioner som vill vara med och bygga vår framtid. Vi är en del av Nordic Invest.in Group och det ger oss fördelen av ett starkt gemensamt nätverk med mycket kompetens inom koncernen - en rik källa till kunskap och stöd. Hos oss på Aveer tror vi på att samarbete är nyckeln till framgång och strävar efter en arbetsmiljö präglad av hög ambition och öppenhet. Vi älskar att lösa problem och att leverera resultat.

Vi söker någon som är proaktiv, detaljorienterad och som inte är rädd för att ta egna initiativ. Att vara delaktig i företagets tillväxtresa kräver att du är en självgående person med en stark vilja att driva din utveckling och vara modig nog att anta nya utmaningar.

Rollen innefattar att

- Hantera och underhålla relationer med stora globala klienter samt konsulter.

- Administrera kontrakt och avtal med kunder och konsulter.

- Aktivt delta i förhandlingar samt upprätthålla kommunikation med nyckelkunder och partners.

- Koordinera och organisera möten, evenemang och affärsresor.

- Arbeta nära försäljnings- och rekryteringsteam för att förstå klienters behov samt säkerställa rätt matchning av IT-konsulter.

Vi ser gärna att du

- Har gedigen erfarenhet inom administration, företrädesvis inom IT eller konsultbranschen.

- Besitter djup förståelse för IT-sektorn och dess komplexa affärsmiljöer.

- Är utmärkt i skriftlig och muntlig kommunikation på både svenska och engelska.

- Är proaktiv, beslutsfattande och kan hantera flera uppgifter samtidigt i en snabbt föränderlig miljö.

- Har starka relationsskapande färdigheter samt förmåga att arbeta effektivt med både kunder och konsulter.

Den person vi söker värdesätter relationsbyggande och tar ansvar för att leverera hög kvalitet gentemot både kunder och kollegor. Rollen kräver stark organisatorisk förmåga, effektiv kommunikation och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Vi behöver någon som tar eget ansvar för att skapa möjligheter och driver aktivt för att nå uppsatta mål. Visa mindre

The opportunity

At Polestar we are passionate about design, performance, and precision, obsessing over every detail and dedicated to improving the society we live in. With a strong commitment to excellence and a forward-thinking approach, we are looking for a highly organized and proactive Executive CEO Assistant to support our CEO in managing the demands of our organization.

The responsibilities

As the Executive CEO Assistant, you will be responsible for providing high-level administrative support to our CEO, ensuring smooth and efficient operations of the executive office. The successful candidate will play a key role in facilitating communication and collaboration across the company, managing the CEO's schedule, and handling various administrative tasks. We see the Executive Assistant as an important business partner in making our company run efficiently.

Responsibilities and tasks:

- Calendar and Schedule Management: This involves scheduling meetings, appointments, and events, as well as ensuring that the CEO is aware of his daily and weekly commitments.
- Communication: To serve as a communication hub for the CEO by managing incoming calls, emails, and messages, filtering and prioritizing them.
- Travel Arrangements: Planning and coordinating business trips including booking flights, hotels, transportation, and ensuring that all travel-related documents are in order.
- Document Preparation: Preparing documents, reports, presentations, and other materials. This may also include to format documents, conduct research, and ensure that materials are ready for meetings and presentations.
- Meeting Support: Organizing meetings, including scheduling, preparing materials. creating action items and follow up on tasks.
- Gatekeeping: Act as gatekeeper by screening requests for meetings or access to the CEO's time, prioritizing those that are most important or relevant to the executive's role and goals.
- Relationship Management: Building and maintaining relationships with other executives, clients, partners, and staff members.
- Technology Proficiency: Proficiency with office software, email systems, scheduling tools, and other relevant software is essential for the role.
- Adaptability: Executives' needs can change rapidly, and you must be adaptable and able to shift priorities quickly.
- Have an understanding of the Polestar business and strategy, being an ambassador of our Culture, Values and Ambitions.
Who you are

We are looking for you who wants to be part of the dynamic and innovative environment. You have a true interest in our business, curious mind-set, willingness to drive change and continuous improvement. This role requires exceptional planning and organizational skills with focus on quality and attention to details, being up to date with digital collaboration opportunities and new technologies. You are flexible, open-minded and bring creative solutions to the unexpected. We believe that you are inclusive and involving people in all levels, truly valuing, and promoting diversity. It is of advantage if you are skillful in networking.

We believe you have:

- An extensive professional experience from similar roles, in a global multicultural and diverse fast-paced business environment.
- Proficiency with office software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), email systems, scheduling tools, and other relevant software
- Ability to change rapidly, and able to shift priorities quickly.
- Significant knowledge of standard office administrative practices and procedures including purchase ordering and expense management.
- Exceptional organizational and time-management skills.
- Excellent written and verbal communication skills in English.
- Discretion and the ability to handle confidential information with sensitivity.
- Professionalism and the ability to interact with executives and stakeholders at all levels.


Polestar is an international company, with various backgrounds represented. English, therefore, is the language of written and spoken communication. And though we have a global presence, we maintain the growth-mindset. Change happens often at Polestar. But so does progress. Expect an accelerating, exciting environment.

The process

If the above matches your ambitions, be sure to apply. Our selection process is ongoing, and the job advert will remain open until it’s filled.

The Polestar journey is an electric one. Visa mindre

Just nu letar vi efter en noggrann, flexibel och driven chefsassistent/administratör. Vi värdesätter egenskaper som professionell kommunikation, lösningsfokusering och förmågan att trivas i en fartfylld arbetsmiljö med varierande uppgifter.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att inkludera:
Besvara inkommande telefonsamtal och e-post
Förbereda mötesprotokoll och dagordning
Hantera registervård och kundvård i våra interna system
Beställa kontorsmaterial
Rapportera till chef och myndigheter
Arkivering av fakturor och reseräkningar
Kommunikation med leverantörer
Underhålla renlighet och ordning på gemensamma ytor
Hantera post och bud



Det är en mångsidig roll som kräver en "allt-i-allo"-inställning snarare än att vara bunden till skrivbordet. Det är av yttersta vikt att du är prestigelös, positiv och handlingskraftig!
Vem är du? Vi söker dig som:
Är skicklig på att lyssna och kommunicera
Har en serviceinriktad och tillmötesgående attityd
Tar egna initiativ, är självgående och driven
Presenterar dig professionellt
Är ordningsam och noggrann
Har erfarenhet av att arbeta med Exel eller liknande



För denna tjänst är lyhördhet viktig, och du bör vara prestigelös samtidigt som du alltid placerar kunden i fokus. Erfarenhet av en liknande roll är meriterande, och hög servicenivå värderas. Goda datorkunskaper, särskilt inom Exel eller liknande program, samt kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, är också av betydelse.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet
Varmt välkommen med din ansökan!








Öppen för alla
Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov. Visa mindre

Saab is a place for everyone, we need people of different backgrounds, ages and experiences to come together and share their different ideas and perspectives. Operating in a dynamic and unpredictable world, the benefits of a diverse workforce are essential to our success.

As an assistant to Head of Design, you provide professional administrative and personal support with a high level of attention to details.

For this role we are looking for a candidate with personal integrity and an eye for delivering great service in every situation.

Your role

Can you imagine yourself in an organization that encourage you to shape new modern ways of working, by embracing new methods and digital tools as part of your support in the daily business?

In this role you get the chance to drive improvements on an everyday basis, by being an important part of the management team.

Your responsibilities will, amongst other things, include:

* Detailed planning and booking of travels, including handling travel expenses
* Arranging conferences, administrating invitations and prepare agendas
* Gathering information, preparing material and documenting outcomes from workshops or similar activities
* Manage calendar and information flow for the Head of Design
* Administrative tasks such as managing documentation, approvals and handling mailboxes
* Preparing, coordinating and managing of VIP visits

Personal qualities will be of great importance for this role and it is key that you are trustworthy with strong ethics and a high degree of understanding how to manage confidential information.

Last but not least, you need to have the ability to build an internal network with the other assistants in the organisation.

Your Profile

You are a driven team player with great social skills, you enjoy to cooperate with both internal as well as external parties.

When necessary, you will take your own initiatives in order to stay one step ahead.

* Experience in supporting senior executives where a high degree of confidentiality, initiative and maturity of judgement are required
* You have a great problem-solving attitude
* You are structured and enjoy working administrative
* Fluent in both Swedish and English, spoken and written

You will report to Head of Design and be an important member of the Management Team.

This position requires that you pass a security vetting based on the current regulations around/of security protection. For positions requiring security clearance additional obligations on citizenship may apply.

What you will be part of

Saab is a leading defence and security company with an enduring mission, to help nations keep their people and society safe. Empowered by its 19,000 talented people, Saab constantly pushes the boundaries of technology to create a safer, more sustainable and more equitable world.

Business area Surveillance offers world-leading sensor technology in monitoring and decision support to protect against threats. The portfolio covers airborne, ground-based and naval radar, electronic warfare, C4I solutions, aviation systems and cyber security.

BA Surveillance Design organization ensures continuous improvements of development processes, methods and tools across the business area. It holds a capability to own and develop common core platforms defined by BA Surveillance platform strategy and a mandate to enforce integration of common platforms in end products.

To support this, it also holds a capability to drive overall architectural alignment of products, enabling ease of integration. Additionally, it is responsible for development environments Technical leadership and our SW Transformation.

Saab is a company with a strong people-orientation. We offer a friendly work environment where we support and help each other to be at our best. Continuous learning, career & talent development and employee well-being are examples of areas where we always put the strongest effort to offer great opportunities. Visa mindre

Opportunity
We offer an exciting role where you will be accountable for a wide range of administrative functions including, but not limited to: managing projects, preparing material and presentations for the Area MD and Leadership, scheduling and calendar management, travel arrangements as well as expense reporting.
You will also be a positive contributing force for continuous improvement of the team’s performance, including supporting training, culture, and operating model.
At Maersk we value the diversity of our talent and will always strive to recruit the best person for the job – we value diversity in all its forms, including but not limited to: gender, age, nationality, race, sexual orientation, disability or religious beliefs.
We are proud of our diversity and see it as a genuine source of strength for building high performing teams.
Maersk Ocean & Logistics offers tremendous growth, career and leadership opportunities for those with the ambition, drive and dedication to become one of the best. If you see yourself being part of a team that helps the global economy grow through our worldwide network of customers and terminals, then we want to hear from you!
Key responsibilities
In the role of Executive Assistant, you will:
Manage projects and assist in communicating and orchestrating the Area strategies.
Provide ad hoc assistance related to department projects to other initiatives.
Be a trusted partner in culture and team development.
Manage and initiate Management Off Site meetings and ensure proper content and teambuilding.
Keep track of the Area Leadership Management Team’s action plan and deliveries and assist with general documents.
Build and manage content for Town Hall or other communication initiatives with PPT.
Arrange programs, events, or conferences by procuring facilities and caterers, issuing information or invitations, coordinating speakers, and controlling event budgets.
Prepare and make material ready for meetings/events.
Direct preparation of records such as agendas, notices, minutes and resolutions of corporate meetings.
Manage the appointment calendar and independently schedule appointments.
Screen incoming calls and correspondence and respond independently when possible.
Manage Travel Expense Management and travel coordination for the leader or multiple leaders in the department.
Manage and build Org Chart and maintain Teams sites.
Office Supply and inventory Management.
Coordinate charitable contribution programs.

We are looking for
We are looking for someone creative, solution oriented and not afraid to take the lead!
We believe you are a seasoned Executive Assistant with 5 years of experience in an executive support role or similar. You have strong communication and multi-tasking skills. You are agile and possess the ability to modify important changes rapidly. You are used to collaborating and able to exchange and adapt skills when working together across boundaries.
We believe the right candidate can build and develop the role further within project management.
To be successful in this role, you bring the following experiences or competencies:
A positive attitude and interest in establishing effective working relationships in terms of presentation, hosting, preparation with senior management and other appointed officials, business leaders, board members, and others encountered in the course of work.
Proven communication skills in English, including strong typing and proofreading skills. In addition to English, professional working proficiency in Swedish is necessary in this role.
You possess excellent interpersonal skills and ability to communicate on all levels, maintain integrity, and embodies a positive attitude.
You are used to using a high degree of tact, discretion, and diplomacy in dealing with sensitive situations and concerned groups and/or individuals and commit to practice a high level of confidentiality and compliance.
You are detail oriented and able to prioritize and multitask.
You have the ability to expand this role beyond responsive support, to proactive contributions and ownership for administrative tasks.
You enjoy working in a team as well as independently.
You bring outstanding administrative and organizing skills, as well as excellent knowledge and working experience in Microsoft Office. It is a benefit if you are skilled with social media, but not a requirement.

In this role, responsibility, accountability, and ownership are essential parts, and we therefore believe you can set plans, follow up and keep people informed. Related to this, you:
Work independently in setting priorities, excel in time management, and can work efficiently and effectively in a fast-paced, deadline-driven, high-pressure environment.
Have the ability to anticipate and take initiative to manage or collaborate in budget oversight and event coordination.
Have experience in running events such as townhalls/offsites and socials.

If you have any questions about this role, please contact Talent Acquisition Specialist Therese Blom at [email protected].
Due to GDPR, kindly note that we cannot accept applications sent via email.
Last day to apply: 26th November 2023
We welcome your application! Visa mindre

We are looking for you!


We are looking for you who wants to work in two global teams with high ambitions and great energy, focusing on our business whilst developing and caring for our team members.
As the Executive Assistant to our SVP Global Bus Purchasing and SVP Digital Services & Solutions. You will be a member of both management teams and your part of the work is of utmost importance for planning and coordination to create flow in the organizations. Communication and problem solving are part of everyday life in our dynamic and fast-paced environment.


You will also be part of the executive assistant network in Volvo Buses. There you will play an important role to secure great collaboration, sharing best practice and keeping a close dialogue.


In the role you will:
Provide comprehensive executive administration support for the SVP Global Bus Purchasing and SVP Digital Services & Solutions. This will include the coordination and organization of detailed calendar, events, travel and reports in a confidential professional manner.
Coordinate and follow up of plans and activities for both teams.
Drive and support globally in Office 365 and BE AWARE and be the key contact for the full Global Bus Purchasing team in any kind of questions.
Proof-reading and production of material for e.g. presentations and articles
Manage and coordinate approvals for IT hardware (telephones, monitors, computers etc.)



Who are you?
We believe that teamwork and service mind is in your backbone, and you like to work through networks. You have a can- do attitude and like challenges. You have great verbal and written communication skills in Swedish and English and experience of working in a global environment.
You also have extended experience of Office 365 and eager to learn and utilize new tools and processes.
We believe you have extensive professional experience as Senior Executive Assistant or similar roles and a minimum 5+ years administrative experience. The position, which is based in Gothenburg, requires occasional travel, and due to our global organization, be able to manage different time zones.
Do you like to work independently and take own initiatives in your work but at the same time work closely with the persons you support and the people around them? Then you have found the right job!



For further information, please contact:


Kitty Muffolini, SVP GBP: 0313228199
Rebecka Granqvist, SVP DSS: 0313224643
Sandra Sjöholm, HR Manager: 0313238700


Kindly note that due to GDPR, we will not accept applications via mail. Please use our career site. Visa mindre

Vi letar just nu efter en måldriven koordinator som vill vara med i vårt snabbväxande team och ta sig an nya utmaningar. Aveer AB är en del av en expansiv koncern inom IT-konsultbranschen och just därför behöver vi någon som kan ta eget ansvar, ser möjligheter i problem och gillar utmaningar. Med ett flexibelt arbetssätt och snabba beslutsled ser vi till att alltid effektivisera för att konstant hålla oss i framkant. Hos oss finns möjlighet till stor personlig utveckling där vi kan anpassa rollen efter rätt person. Vi söker därmed en individ som vill lära sig och är redo för att växa. Bli en del av vår resa och bidra till att forma framtidens arbetsmarknad.



Vad innefattar rollen:

o Administrativt arbete och planering

o Strukturering och implementering av rekryteringsprocesser, vi ser gärna att du vill vara med och utveckla för att förbättra befintliga arbetssätt.

o Hantera kommunikationen mellan olika team och avdelningar.

o Organisera och hantera projektrelaterad dokumentation, inklusive kontrakt, avtal, anteckningar och projektplanera.

o Upprätthållande av kontakter av nya samt befintliga konsulter.

o Konsultativ rådgivning i form av stöd till konsultchefer och konsulter.



Vad vi ser hos dig:

Vi ser gärna att du har utbildning inom administration eller dylikt samt beprövade kunskaper av databashantering och relevanta IT-system är starkt meriterande. Ett intresse för IT-branschen är positivt men inte avgörande för rollen. Tidigare erfarenhet av rekrytering och administrativt arbete är fördelaktigt men viktigast är att du är proaktiv, orädd och detaljorienterad som person. Du som person ser värdet i relationsbyggande och är ansvarstagande för att kunna leverera både mot kund och kollegor. Rollen kräver en stark organisatorisk förmåga, effektiv kommunikation och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt för att säkerställa att projektet eller verksamheten flyter smidigt och når sina mål. Därmed söker vi en person som tar eget ansvar för att skapa möjligheter och är initiativtagande för att nå önskade mål.

Hos oss arbetar vi tillsammans oavsett tidigare kunskap, utbildning eller bakgrund. På Aveer AB anser vi att vägen till framgång är bäst som ett team och vi vill ha med dig på vår resa. Nu har du möjligheten att vara en del av ett snabbt utvecklande bolag där allas åsikt är av intresse och där alla kan göra skillnad. Har du vad vi söker?

Rekrytering sker löpande och kan komma att tillsättas inom kort. Vänta inte, skicka in din ansökan idag! Visa mindre

HORNBACH Byggmarknad AB

Dina arbetsuppgifter

Vi söker nu en Co-pilot till vår VD som genom effektivt nätverkande och sitt strukturerade arbetssätt stöttar vår VD att fortsätta ta bolaget till nya höjder. Du känner dig bekväm med att utnyttja teknologi och kollaborationsverktyg för att effektivisera dagliga uppgifter så att du kan fokusera din tid på värdeskapande aktiviteter. Du kommer dagligen ha ett nära samarbete med VD och ha en framträdande roll inom företaget

Exempel på förekommande arbetsuppgifter 

* Sammanställ och skapa underlag för beslutsfattning t.ex. presentationer i PowerPoint
* Agera stöd i rapportering och analys av nyckeltal
* Stötta i kommunikationen med olika avdelningar och funktioner inom organisationen i Sverige och övriga länder.
* Förbereda och organisera möten, workshops, event & konferenser
* Dokumentera möten, workshops och konferenser
* Diverse administrativa arbetsuppgifter


Din profil

* Vi ser att du har flerårig kvalificerad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter eller arbetsuppgifter som ger dig motsvarande förutsättningar
* Du är strukturerad och har förmågan att jobba självständigt
* Du är analytisk och har förmågan att identifiera avvik och belysa dessa
* Hantera flera arbetsuppgifter parallellt under stundtals högt tryck
* Mycket god kommunikativ förmåga såväl muntlig som skriftlig
* Du har mycket goda kunskaper i Office365, speciellt i Excel och Powerpoint
* Tidigare kunskaper i verktyg som PowerBI eller Qlik view/sense är meriterande
* Du uttrycker dig väl på engelska i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet
* Kunskaper i tyska är mycket meriterande
* B-körkort ett krav då resor i tjänsten krävs


Vi värderar teamkänsla och samarbetsförmåga högt och kommer därför lägga stor vikt vid personlig lämplighet

Arbetstid/Varaktighet:  Heltid, 40 tim/veckan. Hybrid arbetsplats.
Lön: Enligt överenskommelse
Förmåner:  Vinstandel finns att tillgå.
Tillträde: Enligt överenskommelse Visa mindre